LOGBOOK DAY 19 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Maret-April 2026 dan Penilaian Ulang Box Arsip | Selasa, 26 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 26 Mei 2026

Hari: Selasa

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

• Hari Selasa dimulai dengan pembagian tugas seperti biasa. Erika yang bertugas di shift pagi langsung menyelesaikan pemberkasan surat masuk sebanyak 39 surat pada bulan Maret. Kemudian di shift siang, giliran Nia yang melanjutkan pemberkasan surat masuk dengan jumlah 36 surat pada bulan April. Total surat yang selesai di hari Selasa ada 75 surat.
• Talitha dan Nadya juga menyelesaikan box arsip yang dinilai ulang kembali. Masing-masing dari mereka menyelesaikan 2 box arsip. Jadi total ada 4 box arsip yang selesai dikerjakan.
• Selain menyelesaikan box arsip, Nadya dan Nia juga mendapat tugas tambahan. Mereka dikirim ke Balas Kumprik tempat Depo Arsip seluruh Dinas yang ada di Surabaya. Tugas mereka di sana mengirim box-box arsip yang sudah dinilai kembali sebelumnya dan melakukan evaluasi di lapangan untuk melihat apa saja yang masih kurang pada box arsip yang telah dikirim.

Hasil Kegiatan

• Pemberkasan surat masuk: total 75 surat (39 oleh Erika bulan Maret+ 36 oleh Nia bulan April).
• Penyelesaian box arsip: Talitha 2 box, Nadya 2 box.
• Pengiriman box ke Balas Kumprik dan evaluasi box arsip oleh Nadya dan Nia telah dilakukan.

Kendala yang Dihadapi

• Perjalanan ke Depo Arsip lumayan jauh dan macet di beberapa titik, jadi waktu tempuh lebih lama dari perkiraan.
• Beberapa box yang akan dikirim ternyata beratnya tidak sama, sehingga menyusunnya di kendaraan agak repot dan harus bolak-balik.

Solusi yang Dilakukan

• Untuk mengantisipasi macet, memilih jalur alternatif yang biasa lebih sepi meskipun sedikit lebih jauh.
• Box yang lebih berat diletakkan di bagian bawah, yang lebih ringan di atas, supaya tetap stabil selama perjalanan pulang.

Refleksi Pembelajaran

Hari Selasa ini mengajarkan bahwa pekerjaan di lapangan (seperti pengiriman box dan evaluasi) butuh persiapan ekstra, terutama soal waktu dan kondisi cuaca. Juga, penting untuk teliti saat mengevaluasi kondisi fisik box arsip, karena hal-hal kecil seperti label dan lem ternyata berpengaruh pada kerapian jangka panjang. Ke depannya, pengecekan box sebelum dikirim harus lebih detail lagi.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 2. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 3. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 4. Penomoran Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 5. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 6. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 7. Pengiriman Box Arsip ke Balas Klumprik