LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 05 Mei 2026

Hari: Selasa

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat & Depo Arsip

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada awal jam kerja, Nadya dan Talitha bertugas mengambil arsip inaktif keuangan dari depo arsip menuju ke ruang sekretariat. Arsip yang diambil berupa beberapa box arsip tahun 2012-2014 yang akan diolah bersama oleh seluruh anggota tim. Setelah box arsip tiba di sekretariat, seluruh anggota tim melakukan pemberkasan arsip inaktif keuangan untuk tahun 2012-2014.

Kegiatan ini dilakukan dengan mengolah arsip yang terdapat dalam beberapa box arsip. Setiap berkas dicatat ke dalam spreadsheet daftar berkas arsip dengan fokus pada informasi arsip seperti uraian isi dokumen, tahun arsip, nomor dokumen (jika ada), dan keterangan terkait lainnya. Pada kegiatan ini, tidak dilakukan pengisian kode klasifikasi maupun Jadwal Retensi Arsip (JRA), melainkan hanya menginput informasi arsip berdasarkan data yang tersedia pada masing-masing berkas fisik yang diterima.

Progres pemberkasan arsip masing-masing anggota tim:

Nia: 2 box arsip (total 18 berkas)
Nadya: 3 box arsip (total 14 berkas)
Talitha: 2 box arsip (total 8 berkas)
Erika: 2 box arsip (total 17 berkas)

Hasil Kegiatan

Erika menyelesaikan 17 berkas dari 2 box arsip.
Nia menyelesaikan 18 berkas dari 2 box arsip.
Nadya menyelesaikan 14 berkas dari 3 box arsip.
Talitha menyelesaikan 8 berkas dari 2 box arsip.
Total keseluruhan: 9 box arsip inaktif keuangan tahun 2012-2014 berhasil diproses dengan total 57 berkas arsip yang telah didata.

Kendala yang Dihadapi

Beberapa arsip keuangan tahun 2012-2014 memiliki informasi yang kurang lengkap (misalnya tidak ada nomor dokumen atau uraian yang samar), sehingga membutuhkan ketelitian ekstra dalam membaca dan menginput data agar sesuai dengan dokumen asli.
Ada beberapa berkas yang sudah cukup rinci namun jumlah item dalam satu berkas terbilang banyak (misalnya kumpulan kuitansi atau nota), sehingga perlu dilakukan crosscheck lebih lanjut untuk memastikan keutuhan arsip.

Solusi yang Dilakukan

Melakukan pengecekan ulang terhadap data yang telah diinput serta membaca arsip dengan lebih teliti, termasuk membandingkan dengan dokumen pendukung lain dalam satu box yang sama.
Pembagian tugas pemberkasan arsip tetap berjalan dengan penyesuaian beban kerja antar anggota tim, serta saling membantu dalam mengidentifikasi dokumen yang kurang jelas informasinya.

Refleksi Pembelajaran

Ketelitian dalam proses pemberkasan arsip keuangan sangat penting, terutama dalam mengidentifikasi informasi penting seperti tahun anggaran, nomor bukti transaksi, dan uraian kegiatan dari suatu dokumen untuk keperluan pencatatan arsip.
Kemampuan membaca dan mengolah informasi rinci dari dokumen asli yang sudah berusia lebih dari 10 tahun merupakan keterampilan dasar yang harus dikuasai dalam pengelolaan arsip inaktif.
Pekerjaan administrasi kearsipan, khususnya pada arsip keuangan, membutuhkan konsistensi, keakuratan, serta pemahaman konteks dokumen agar data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan.

Dokumentasi