LOGBOOK DAY 03 | Fokus Penyelesaian Input Jadwal Retensi Arsip (JRA) Aktif Persuratan 2025 | Rabu, 29 April 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 29 April 2026

Hari: Rabu

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari ketiga PKL difokuskan pada percepatan penyelesaian Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena target penyelesaian ditetapkan pada 30 April 2026.

- Nadya dan Nia melanjutkan pengerjaan JRA sesuai pembagian arsip masing-masing.

- Talitha mengerjakan pengisian JRA arsip aktif untuk periode Juli-Desember 2025, dimulai dari nomor item 522 sampai 614, dengan mencatat, menyesuaikan data, dan memasukkannya ke dalam sheet yang telah disediakan.

- Erika juga membantu percepatan JRA untuk periode Juli-Desember 2025, dimulai dari nomor item 430 sampai 521.

Pada akhir hari ketiga, mengingat deadline yang semakin dekat, Talitha dan Erika turut membantu secara penuh proses pengerjaan JRA setelah menyelesaikan tugas klasifikasi arsip mereka di depo arsip. Kolaborasi ini membuat proses pengerjaan menjadi lebih efektif dan membantu tim dalam mengejar target penyelesaian.

Hasil Kegiatan

- Melanjutkan dan mempercepat penyusunan JRA menjelang deadline.

- Progress per individu:

• Nia: 610 item dari target 638 item
• Nadya: 575 item dari target 614 item
• Talitha: Menyelesaikan pengisian JRA arsip aktif nomor item 522-614.
• Erika: Sebagian data JRA arsip tahun 2025 berhasil diinput, namun masih tersisa 5 arsip yang belum selesai.

- Mendapat dukungan tambahan dari Talitha dan Erika untuk percepatan penyelesaian target.

- Data arsip menjadi lebih rapi sehingga memudahkan pencarian dan pengecekan kembali.

Kendala yang Dihadapi

• Deadline yang cukup dekat membuat ritme kerja menjadi lebih intensif dan membutuhkan fokus tinggi agar kualitas pekerjaan tetap terjaga.
• Beberapa data perlu dicek ulang karena penulisan pada dokumen kurang jelas; jumlah item yang banyak membutuhkan ketelitian ekstra.

Solusi yang Dilakukan

• Melakukan koordinasi internal dan saling membantu lintas jobdesk untuk memastikan target penyelesaian tercapai tepat waktu.
• Mengecek ulang setiap data agar sesuai dengan dokumen dan menghindari kesalahan penginputan.
• Menunda penyelesaian arsip yang belum jelas dan berencana berkonsultasi dengan pembimbing atau staf terkait.

Refleksi Pembelajaran

• Kerja sama tim dan manajemen waktu memiliki peran penting dalam menyelesaikan pekerjaan dengan deadline yang ketat.
• Pengelolaan arsip membutuhkan ketelitian, kesabaran, dan konsentrasi yang baik, terutama saat mengerjakan data dalam jumlah banyak.
• Pemahaman terhadap perbedaan antara klasifikasi arsip dan JRA sangat penting agar tidak terjadi kesalahan.
• Komunikasi antaranggota tim serta kebiasaan mengecek ulang hasil pekerjaan sangat dibutuhkan dalam lingkungan kerja profesional.

Dokumentasi

Gambar 1.Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 2. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 3. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 4. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi