LOGBOOK DAY 20 | Refleksi Kegiatan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Tahun 2026 | Jumat, 29 Mei 2026

LOGBOOK PKL 

Tanggal Kegiatan: 29 Mei 2026

Hari: Jumat

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat (WFH)

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Karena pelaksanaan PKL pada hari ini dilakukan secara WFH, tidak ada kegiatan fisik di kantor. Seluruh waktu digunakan untuk melakukan refleksi mendalam terhadap proses pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital tahun 2026 yang telah dikerjakan pada hari-hari sebelumnya. Refleksi ini penting sebagai bahan evaluasi agar kualitas pemberkasan ke depan semakin baik.

Kegiatan refleksi hari ini meliputi:

• Meninjau ulang catatan logbook dari hari ke-18 hingga ke-19.
• Mengevaluasi alur kerja pemberkasan, mulai dari penerimaan surat fisik, pemindaian, validasi metadata, hingga pengunggahan ke sistem e-arsip Surabaya.
• Mengidentifikasi pola kendala yang sering muncul selama proses pemberkasan.
• Mencatat praktik-praktik baik yang telah dilakukan oleh anggota tim (Nadya, Talitha, Nia, Erika) selama shift pagi, siang, dan sore.

Proses pemberkasan di e-arsip Surabaya sebagai berikut:

1. Memilih surat masuk yang sudah tersedia dalam sistem (Talitha: Januari, Nadya: Februari, Erika: Maret, Nia: April) lalu klik tombol Edit pada surat yang dipilih.

2. Mengisi beberapa field penting:

    - Nama indeks disesuaikan dengan nomor klasifikasi arsip yang berlaku.

    - Nomor klasifikasi sesuai dengan kode klasifikasi arsip.

    - Jumlah lampiran diisi dengan ketentuan:

• Jika lampiran berupa lembaran dan jumlahnya lebih dari 5 lembar, maka ditulis "1 Berkas".
• Jika di data tertulis bentuknya buku, maka ditulis "1 Buku".
• Jika lampiran ≤5 lembar, ditulis jumlah lembar sebenarnya.

    - Keterangan diisi dengan disposisi surat terakhir, mencakup:

• Surat terakhir disposisi berada di bidang apa.
• Atas nama staf siapa (informasi ini dapat dicek di sistem e-surat Surabaya).

3. Setelah semua field terisi, tekan tombol Selesai. Maka surat tersebut otomatis masuk ke dalam bagian berkas aktif berdasarkan nama indeksnya.

Selama refleksi, kami meninjau kembali catatan pengerjaan tim (Nadya, Talitha, Nia, Erika) pada shift pagi-siang dan siang-sore di hari-hari sebelumnya. Kami juga membandingkan hasil pekerjaan masing-masing dengan prosedur baku di atas.

Hasil Kegiatan

Teridentifikasi total 241 surat masuk yang telah berhasil diberkaskan secara digital selama periode hari ke-13 hingga ke-16, dengan rincian:

• 78 surat (hari ke-18)
• 75 surat (hari ke-19)

Seluruh surat tersebut telah tersimpan dalam e-arsip Surabaya dengan struktur folder berdasarkan bulan (Januari-April) serta nama indeks.

Kendala yang Dihadapi

Berdasarkan evaluasi atas pekerjaan sebelumnya, kendala-kendala berikut teridentifikasi:

• Kesalahan dalam menentukan nama indeks. Beberapa surat masuk memiliki nama indeks yang tidak tepat karena kurang teliti dalam mencocokkan dengan nomor klasifikasi arsip. Akibatnya, surat tersebut masuk ke berkas aktif yang salah.
• Pengisian jumlah lampiran masih keliru pada beberapa kasus. Misalnya lampiran sebanyak 7 lembar ditulis "7 Lembar" padahal seharusnya "1 Berkas". Ada pula lampiran berbentuk buku yang ditulis jumlah lembar.
• Informasi disposisi terakhir tidak selalu tersedia lengkap di e-surat Surabaya. Kadang sistem e-surat hanya menampilkan disposisi terakhir tanpa nama staf yang jelas, sehingga field keterangan di e-arsip terpaksa dikosongkan atau diisi seadanya.

Solusi yang Dilakukan

Solusi berikut direncanakan untuk diterapkan pada hari kerja berikutnya (Day 21) sebagai tindak lanjut refleksi WFH hari ini:

• Membuat daftar rujukan cepat (cheat sheet) untuk mencocokkan nama indeks dengan nomor klasifikasi arsip. Daftar ini dibuat dengan spreadsheet agar dapat dibuka semua tim dan dirubah secara real-time.
• Mengecek e-surat Surabaya lebih awal sebelum mengisi field keterangan.
• Melakukan cross-check secara acak oleh salah satu anggota tim terhadap 5-10 surat yang telah diselesaikan setiap harinya, untuk memastikan konsistensi pengisian.

Refleksi Pembelajaran

• Nama indeks bukan sekadar judul, melainkan kunci penemuan kembali arsip. Jika nama indeks salah, surat akan "tersesat" di berkas aktif yang tidak sesuai. Ini mengajarkan kami pentingnya memverifikasi nomor klasifikasi arsip sebelum mengetik nama indeks.
• Sistem e-arsip dan e-surat Surabaya itu terintegrasi. Field keterangan tidak boleh diisi asal-asalan; harus merujuk ke data disposisi di e-surat. Ini mengajarkan kami untuk selalu membuka dua sistem secara bersamaan saat mengerjakan pemberkasan.

Kesimpulan: Refleksi WFH hari ini sangat penting karena meluruskan pemahaman kami yang keliru tentang alur e-arsip Surabaya. Ke depan, kami akan lebih cermat dalam mengisi setiap field, terutama nama indeks dan jumlah lampiran. Kami juga akan mengusulkan kepada tim untuk membuat panduan singkat agar semua anggota memiliki pemahaman yang sama.