LOGBOOK DAY 18 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Januari-Februari 2026 dan Penilaian Ulang Box Arsip

Mei 25, 2026

LOGBOOK DAY 18 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Januari-Februari 2026 dan Penilaian Ulang Box Arsip | Senin, 25 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 25 Mei 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ini, kami melanjutkan pengerjaan pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital untuk tahun 2026. Seluruh proses dilakukan di dalam sistem e-arsip Surabaya dengan mekanisme mengedit data surat yang sudah tersedia, mengisi nama indeks, nomor klasifikasi, jumlah lampiran, serta keterangan disposisi terakhir. Pembagian shift dan tugas tim adalah sebagai berikut:

Shift pagi-siang (Nadya - periode Februari): Nadya bertugas memberkaskan surat masuk sebanyak 48 surat. Proses mencakup pemilihan surat dalam sistem, pengisian seluruh field yang diperlukan, hingga penekanan tombol Selesai sehingga surat otomatis masuk ke berkas aktif.

Shift siang-sore (Talitha - periode Januari): Talitha melanjutkan pemberkasan dari pukul 13.00 hingga 15.50 dan berhasil memberkaskan 30 surat masuk.

Bantuan Nia dan Erika: Keduanya turut membantu penyelesaian beberapa surat yang memerlukan verifikasi disposisi lebih lanjut di sistem e-surat Surabaya.

Kegiatan siang hari (Nia, Nadya, Erika) melakukan pemberkasan arsip fisik keuangan: Selain tugas persuratan digital, pada siang hari ketiganya melakukan pemberkasan arsip fisik keuangan yang meliputi:

Penilaian ulang terhadap arsip yang telah diberkaskan sebelumnya.
Pemberian label pada arsip tersebut.

Rincian penilaian ulang per box arsip:

Nia menilai 3 box arsip
Erika menilai 3 box arsip
Nadya menilai 2 box arsip

Hasil Kegiatan

1. Persuratan masuk digital:

Nadya (Februari) berhasil memberkaskan 48 surat masuk.
Talitha (Januari) berhasil memberkaskan 30 surat masuk.
Total surat yang terproses hari ini: 78 surat.
Seluruh surat tersebut telah masuk ke dalam berkas aktif e-arsip Surabaya berdasarkan nama indeks masing-masing.

2. Arsip fisik keuangan:

Penilaian ulang terhadap 8 box arsip (Nia: 3 box, Erika: 3 box, Nadya: 2 box) telah selesai dilakukan.
Pemberian label pada seluruh box yang telah dinilai ulang juga telah rampung.

Kendala yang Dihadapi

Selama pelaksanaan kegiatan hari ini, kami menghadapi beberapa kendala sebagai berikut:

Ketidaksesuaian nama indeks dengan nomor klasifikasi pada beberapa surat yang dikerjakan Nadya. Hal ini disebabkan oleh kurang telitinya pencocokan antara indeks yang tersedia di sistem dengan pedoman klasifikasi arsip.
Data disposisi di e-surat Surabaya tidak lengkap untuk sebagian surat masuk yang dikerjakan Talitha. Beberapa surat hanya menampilkan bidang disposisi terakhir tanpa mencantumkan nama staf yang meneruskan.
Perbedaan pemahaman mengenai aturan jumlah lampiran di antara anggota tim. Pada beberapa surat, lampiran yang berjumlah 8 lembar masih ditulis "8 lembar" oleh salah satu anggota, padahal seharusnya "1 berkas".
Keterbatasan waktu pada siang hari karena harus mengerjakan dua kegiatan sekaligus (pemberkasan persuratan digital dan penilaian ulang arsip fisik keuangan), sehingga pekerjaan terasa cukup padat.

Solusi yang Dilakukan

Kami mengambil langkah-langkah berikut untuk mengatasi kendala yang muncul:

1. Mengatasi ketidaksesuaian nama indeks: Kami menyediakan daftar rujukan cepat (cheat sheet) yang ditempel di dekat monitor. Daftar ini memuat pasangan antara nomor klasifikasi dan nama indeks yang benar. Nadya dan Talitha menggunakan daftar tersebut untuk verifikasi sebelum mengisi field.

2. Mengatasi data disposisi yang tidak lengkap: Apabila nama staf tidak tercantum di e-surat Surabaya, kami mengisi field keterangan hanya dengan bidang disposisi terakhir serta mencantumkan "diteruskan oleh pejabat berwenang" tanpa memaksakan nama staf. Hal ini dilakukan agar data tetap terisi namun tidak menjadi spekulatif.

3. Mengatasi perbedaan pemahaman aturan lampiran: Kami mengingatkan kembali seluruh anggota tim melalui pesan singkat mengenai aturan baku:

Lampiran ≤5 lembar → tulis angka (contoh: "3 lembar")
Lampiran >5 lembar → "1 berkas"
Bentuk buku → "1 buku" (berapapun tebalnya)

Untuk surat yang sudah salah, kami melakukan koreksi secara manual sebelum tombol Selesai ditekan.

4. Mengatasi keterbatasan waktu: Kami membagi ulang tugas secara dinamis. Ketika sistem e-arsip sedang diakses penuh, sebagian tim beralih ke pemberkasan fisik agar tidak ada waktu yang terbuang. Koordinasi singkat selama 5 menit di awal shift siang juga kami lakukan untuk menyamakan prioritas.

Refleksi Pembelajaran

Konsistensi prosedur sangat menentukan kualitas data. Perbedaan kecil dalam pengisian jumlah lampiran atau nama indeks dapat menyebabkan surat tersesat di berkas aktif yang salah. Kami menyadari bahwa membuat panduan tertulis (cheat sheet) bukan hanya membantu, tetapi sudah menjadi kebutuhan.
Integrasi antara e-arsip dan e-surat Surabaya menuntut kami untuk selalu mengecek dua sistem secara bersamaan. Tidak cukup hanya mengandalkan satu layar; membuka dua tab browser secara berdampingan menjadi kebiasaan baru yang perlu dibudidayakan.
Pekerjaan fisik (pelabelan box) dan pekerjaan digital (edit surat) dapat berjalan paralel asalkan ada koordinasi yang jelas. Ketika tim inti sibuk dengan e-arsip, anggota lain bisa mengerjakan arsip fisik sehingga produktivitas tetap terjaga.
Target jumlah surat bukan segalanya. Kami belajar bahwa kualitas pengisian field (terutama nama indeks dan keterangan disposisi) lebih penting daripada sekadar mengejar angka. Satu surat yang salah indeks bisa menyulitkan penemuan kembali di kemudian hari.

Dokumentasi