LOGBOOK DAY 15 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Januari-Februari 2026 dan Penilaian Ulang Box Arsip

Mei 20, 2026

LOGBOOK DAY 15 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Januari-Februari 2026 dan Penilaian Ulang Box Arsip | Rabu, 20 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 20 Mei 2026

Hari: Rabu

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Kegiatan pada hari ini difokuskan pada pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital untuk tahun 2026. Seluruh berkas yang telah diproses disimpan dalam sistem e-arsip Surabaya. Kami bekerja dalam dua shift dengan pembagian tugas sebagai berikut:

1. Shift pagi-siang

Nadya melaksanakan pemberkasan surat masuk sebanyak 41 surat. Proses meliputi pemindaian, validasi metadata, dan unggah ke sistem e-arsip Surabaya.

2. Shift siang-sore

Talitha melanjutkan pemberkasan surat masuk dari pukul 12.00 hingga 15.30 dan berhasil memproses 30 surat masuk.

3. Nia dan Erika

Keduanya turut membantu penyelesaian beberapa surat yang memiliki lampiran cukup banyak guna mempercepat proses pemberkasan.

A. Kegiatan pagi di bidang arsip fisik keuangan

Selain membantu persuratan, ketiganya melakukan penilaian ulang terhadap arsip fisik keuangan yang telah diberkaskan sebelumnya, dilanjutkan dengan pemberian label pada arsip tersebut.

Rincian penilaian ulang per box arsip:

Nia menilai 2 box arsip
Erika menilai 1 box arsip
Talitha menilai 2 box arsip

B. Kegiatan siang

Setelah penilaian ulang selesai, mereka bertiga melanjutkan pekerjaan dengan memberi label nomor pada setiap box arsip yang telah dinilai.

C. Kegiatan sore menjelang waktu pulang

Nia memfokuskan diri untuk menyelesaikan penyusunan logbook harian sebelum jam kerja berakhir.

Hasil Kegiatan

1. Persuratan Masuk Digital

Nadya (Februari) berhasil memberkaskan 41 surat masuk.
Talitha (Januari) berhasil memberkaskan 30 surat masuk.
Total surat yang terproses hari ini adalah 71 surat, dan seluruhnya telah tersimpan dalam e-arsip Surabaya.

2. Arsip Fisik Keuangan

Penilaian ulang terhadap 5 box arsip (Nia: 2 box, Erika: 1 box, Talitha: 2 box) telah selesai dilakukan.
Pemberian label nomor pada seluruh box yang telah dinilai ulang juga telah rampung.

3. Logbook

Logbook harian dikerjakan oleh Nia lalu diselesaikan pada hari esok.

Kendala yang Dihadapi

Dalam proses unggah yang dilakukan Nadya, ditemukan beberapa nomor surat yang tercatat sudah pernah masuk ke dalam database sebelumnya. Hal ini memerlukan verifikasi ulang secara manual.
Beberapa label yang ditempel pada box arsip fisik mudah lepas karena permukaan box berdebu.
Pada rentang pukul 13.00-14.00, akses ke sistem e-arsip Surabaya mengalami perlambatan yang diduga akibat tingginya jumlah pengguna secara bersamaan.
Tidak tersedianya catatan progres yang terstruktur menyebabkan Talitha harus melakukan pengecekan ulang terhadap beberapa surat yang telah dikerjakan oleh Nadya pada shift pagi.

Solusi yang Dilakukan

Dilakukan pengecekan manual berdasarkan nomor agenda. Surat yang terindikasi duplikat dipindahkan ke folder sementara "pending verifikasi" agar tidak terunggah secara ganda.
Permukaan box dibersihkan dengan kain kering sebelum label ditempel. Sebagai langkah tambahan, label diperkuat dengan isolasi bening di bagian atasnya.
Sambil menunggu sistem kembali normal, tim beralih mengerjakan pelabelan fisik box arsip. Setiap pengisian data disimpan secara berkala (save draft) untuk mencegah kehilangan data akibat koneksi yang tidak stabil.
Dibuat catatan kecil tertulis di meja kerja yang memuat status progres berkas yang telah selesai. Talitha juga berkomunikasi langsung dengan Nadya melalui pesan singkat untuk konfirmasi status akhir.

Refleksi Pembelajaran

1. Standarisasi perlengkapan label sangat diperlukan

Label yang mudah lepas dapat menurunkan efisiensi penelusuran arsip di kemudian hari. Ke depan, disarankan menggunakan label tahan air atau menambahkan laminasi tipis pada label.

2. Pentingnya mekanisme komunikasi antar shift yang terdokumentasi

Ketidaksinkronan informasi sekecil apa pun dapat menyebabkan pekerjaan ganda. Pemanfaatan catatan tertulis dan komunikasi langsung terbukti cukup efektif dalam kondisi darurat.

3. Efektivitas alih tugas saat terjadi kendala teknis

Ketika sistem elektronik mengalami perlambatan, kami tidak mengalami waktu menganggur karena segera beralih ke tugas non-digital (pelabelan box fisik). Hal ini mencerminkan pengelolaan sumber daya yang adaptif.

Dokumentasi