LOGBOOK DAY 14 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Masuk Januari-Februari 2026 dan Penilaian Kembali Arsip | Selasa, 19 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 19 Mei 2026

Hari: Selasa

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari ini fokus utama kita tetap di pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital tahun 2026. Hasil akhir dari semua proses ini nantinya disimpan di e-arsip Surabaya.

1. Shift pagi-siang (Erika - periode Maret)

• Erika mulai lebih awal menangani surat masuk bulan Maret 2026. Progresnya: sudah berhasil memberkaskan sejumlah 20 surat masuk.

2. Shift siang-sore (Nia - periode April)

• Nia lanjut surat masuk bulan April 2026 dari siang sampai menjelang pulang. Total yang sudah diberkaskan 20 surat masuk.

3. Talitha & Nadya

• Talitha dan Nadya membantu proses pemberkasan beberapa surat masuk yang butuh pengecekan ulang. Di sela-sela itu, kita semua sempat diskusi panjang soal penentuan indeks yang dipakai dalam persuratan. Dikarenakan beda jenis surat, beda indeksnya ada yang pakai indeks berdasarkan pengirim, ada juga berdasarkan perihal. Diskusi ini penting biar tidak salah entry di e-arsip.  

4. Pagi hari

• Sebelum fokus ke arsip digital, Nia, Talitha, dan Nadya sempat membantu pemberkasan arsip fisik keuangan. Selain itu, kami juga melakukan penilaian ulang terhadap box arsip 83-85 yang sudah pernah diberkaskan sebelumnya. Tujuannya untuk memastikan data fisiknya sesuai sama catatan di sistem.

5. Siang hari 

• Erika, Talitha, dan Nadya melanjutkan penilaian ulang terhadap box arsip 86-91 yang sudah pernah diberkaskan sebelumnya. Tujuannya untuk memastikan data fisiknya sesuai sama catatan di sistem. Nadya melakukan catatan rutinitas pada bagian Sekretariat.

5. Sore menjelang pulang

• Ketika yang lain mulai merapikan meja, Nia dan Nadya fokus menyelesaikan logbook hari ini.

Hasil Kegiatan

• Erika berhasil memberkaskan sejumlah 20 surat masuk digital bulan Maret 2026. Data sudah masuk ke e-arsip Surabaya.  
• Nia menuntaskan sejumlah 20 surat masuk bulan April 2026.
• Nadya Menyelesaikan pencatatan rutinitas pada bagian Sekretariat.
• Talitha dan Nadya membantu memberkaskan beberapa surat masuk dan ikut diskusi mengenai indeks.
• Pagi hari dan Siang hari (fisik keuangan): Evaluasi box 83-91 menghasilkan catatan yang lumayan kecil, yakni ada 6 berkas yang nomor arsipnya salah, langsung dibenahi.  
• Logbook: Selesai sebelum jam pulang, siap diunggah ke blog dokumentasi PKL.

Kendala yang Dihadapi

• Shift bergantian sedikit membuat sinkronisasi data sedikit memakan waktu, karena harus menunggu akun bergantian yang digunakan untuk upload arsip masuk.
• Saat evaluasi box 83-91, ditemukan beberapa berkas fisik yang urutannya tidak sesuai dengan catatan lama.

Solusi yang Dilakukan

• Diskusi indeks finalnya diputuskan dengan trial kecil: kita coba dua metode selama 2 hari ke depan, lalu evaluasi mana yang paling efisien.
• Untuk box 83–91, langsung dilakukan re-sorting manual.

Refleksi Pembelajaran

• Kerja shift itu mengajarkan kita soal manajemen waktu dan dokumentasi.
• Diskusi penentuan indeks itu penting karena jika indeksnya berbeda, mencari surat di e-arsip nanti seperti mencari jarum di tumpukan jerami.
• Evaluasi ulang arsip fisik yang sudah jadi itu bukan buang-buang waktu, tapi quality control yang perlu. Menemukan kesalahan kecil yang bisa diperbaiki sebelum jadi masalah besar.
• Mengerjakan logbook di penghujung hari itu strategi jitu agar ingatannya masih segar. Tidak perlu menebak keesokan harinya atau perlu mencatat keseluruhan kegiatan hari ini.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 2. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 3. Penilaian Ulang Terhadap box Arsip

Gambar 4. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 4. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 5. Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 6. Pencatatan Rutinitas Pada Bagian Sekretariat