LOGBOOK DAY 13 | Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Masuk Januari-Februari 2026 dan Penilaian Kembali Arsip | Senin, 18 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 18 Mei 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari ini kita lanjut lagi pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital buat tahun 2026. Seperti biasa, hasil akhirnya disimpan ke e-arsip Surabaya. Shift pagi-siang diisi sama Nadya (Februari) yang berhasil memberkaskan 47 surat masuk. Lumayan banyak dan dia cukup fokus dari awal. Shift siang-sore dilanjutkan sama Talitha (Januari) yang memberkaskan 24 surat masuk. Sementara itu, Nia dan Erika ikut  membantu beberapa persuratan sembari diskusi bersama mengenai penentuan indeks yang digunakan dalam persuratan. Di pagi hari, Nia sempat membantu memberkaskan arsip fisik keuangan. Setelah itu, dia dibantu Erika dan Talitha buat klasifikasi dan menentukan JRA (Jadwal Retensi Arsip) pada arsip-arsip yang sudah diberkaskan. Sore menjelang pulang, Nia, Erika, sama Nadya melakukan penilaian ulang terhadap arsip yang sudah diberkaskan dengan cara ngecek nomor berkas dan isi informasi di masing-masing berkas. Terakhir, Nia dan Erika fokus nyelesain logbook hari ini sebelum jam pulang.

Hasil Kegiatan

Nadya (shift pagi-siang) berhasil memberkaskan 47 surat masuk ke dalam e-arsip Surabaya. Talitha (shift siang-sore) berhasil memberkaskan 24 surat masuk ke dalam e-arsip Surabaya. Nia dan Erika ikut membantu beberapa pemberkasan serta terlibat dalam diskusi penentuan indeks persuratan. Pada pagi hari, Nia juga sempat membantu pemberkasan arsip fisik keuangan, kemudian bersama Erika dan Talitha melakukan klasifikasi dan penentuan JRA pada arsip yang sudah diberkaskan. Sore hari, Nia, Erika, dan Nadya melakukan pengecekan ulang terhadap nomor berkas dan isi informasi arsip. Nia menyelesaikan logbook harian tepat sebelum waktu pulang.

Kendala yang Dihadapi

Dalam pelaksanaan kegiatan hari ini, ada beberapa hambatan kecil. Pertama, diskusi penentuan indeks sempat agak lama karena ada beberapa surat yang kategorinya mirip jadi butuh diskusi bareng biar nggak salah masukin indeks. Kedua, waktu sore cukup mepet karena kegiatan pengecekan ulang arsip makan waktu lumayan banyak, jadi logbook dikerjain agak buru-buru.

Solusi yang Dilakukan

Buat ngatasin kendala tadi, tim langsung ngadain diskusi singkat dan ngacu ke pedoman indeks standar dari e-arsip Surabaya biar nggak muter-muter. Untuk masalah waktu, Nia ambil inisiatif buat mulai ngerjain logbook lebih awal sebelum kegiatan sore selesai total, jadi nggak keteteran pas mau pulang.

Refleksi Pembelajaran

Hari ke-13 ini ngingetin kita kalau kerja arsip itu bukan cuma soal ngebut nginput data. Proses kayak penentuan indeks dan pengecekan ulang itu penting banget meskipun makan waktu lebih lama. Kita juga belajar kalau kolaborasi antara anggota tim, misalnya Nia yang bantu fisik keuangan, lalu dibantu Erika dan Talitha buat klasifikasi JRA, bikin pekerjaan jadi lebih ringan dan hasilnya lebih rapi. Sore tadi pas ngecek ulang nomor berkas, kita sadar kalau ketelitian itu nggak bisa diganti sama kecepatan. Besok harus lebih bagi waktu lagi biar logbook nggak dikerjain dalam keadaan terburu-buru.

Dokumentasi

Gambar 1. Memberkaskan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 2. Memberkaskan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 3. Melakukan Penilaian Ulang Arsip yang Sudah diberkaskan

Gambar 4. Memberi Label Nomor Arsip yang Sudah diberkaskan

Gambar 5. Membuat Logbook untuk Hari Ini

Gambar 6. Membuat Logbook untuk Hari Ini