LOGBOOK DAY 12 | Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Masuk Maret-April 2026

Mei 17, 2026

LOGBOOK DAY 12 | Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Masuk Maret-April 2026 | Rabu, 13 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 13 Mei 2026

Hari: Rabu

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ini, pagi hingga siang diisi oleh Erika (shift Maret) yang melanjutkan pemberkasan arsip aktif surat masuk tahun 2026 dengan total 17 surat masuk. Sementara itu, siang hingga sore dilanjutkan oleh Nia (shift April) berhasil memberkaskan 31 surat masuk pada e-arsip Surabaya. Nadya dan Talitha turut serta membantu proses pemberkasan beberapa surat, namun sebagian besar waktu mereka gunakan untuk diskusi internal mengenai penentuan indeks dalam persuratan yang dinilai penting karena berpengaruh terhadap cara pencarian surat di dalam sistem. Pada pagi hari, Talitha sempat diminta menjadi narasumber untuk peserta PKL dari tim lain dengan materi seputar jenis-jenis arsip serta perbedaan antara masing-masing jenis yang meliputi arsip dinamis, statis, aktif, dan inaktif. Sekitar jam istirahat hingga siang, Nadya, Erika, dan Talitha melakukan pertemuan di Record Center bersama Pak Dian (Pengelola Arsip) dengan tujuan mengecek beberapa box arsip tahun 2018 hingga 2020 serta berdiskusi dan berkoordinasi mengenai rencana tugas untuk minggu depan. Menjelang waktu pulang pada sore hari, Nadya dan Nia fokus mengerjakan logbook harian.

Hasil Kegiatan

Erika (pagi-siang) : 17 surat masuk terberkaskan ke e-arsip Surabaya

Nia (siang-sore) : 31 surat masuk terberkaskan ke e-arsip Surabaya

Nadya & Talitha : Bantu pemberkasan + diskusi indeks surat

Talitha (pagi) : Jadi narasumber PKL lain: materi jenis arsip

Kolektif (Record Center) : Cek box arsip +diskusi tugas hari Senin bersama Pak Dian

Nadya & Nia (sore) : Logbook selesai tepat sebelum pulang

Kendala yang Dihadapi

Dalam pelaksanaan kegiatan, tim menemui beberapa hambatan teknis dan administratif. Pertama, diskusi penentuan indeks sempat berlangsung cukup lama karena terdapat beberapa surat yang bersifat hybrid sehingga dapat masuk ke dalam lebih dari satu kategori indeks. Kedua, alokasi waktu pada shift siang hingga sore terasa sangat padat, sehingga pembagian fokus antara tugas pemberkasan yang dilakukan oleh Nia dan pengerjaan logbook oleh Nadya dan Nia perlu diatur kembali.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, tim melakukan beberapa langkah. Terkait permasalahan indeks yang ambigu, tim melakukan voting kecil dan konsultasi ringan dengan mengacu pada catatan indeks standar e-arsip Surabaya sehingga akhirnya ditemukan kode indeks yang paling relevan. Sementara itu, untuk mengatasi keterbatasan waktu, Nadya mengambil alih pengerjaan logbook lebih awal agar Nia tetap dapat fokus pada pemberkasan hingga menjelang sore, setelah itu mereka berkolaborasi menyelesaikan sisa pekerjaan logbook secara bersama-sama.

Refleksi Pembelajaran

Melalui kegiatan hari ini, tim menyadari bahwa pekerjaan digital di dalam sistem e-arsip tidak hanya mengutamakan kecepatan dalam memasukkan data, tetapi juga memerlukan banyak diskusi kecil yang justru bersifat krusial seperti halnya penentuan indeks yang kadang kala bersifat ambigu. Tim juga belajar bahwa kemampuan mengatur waktu antara tugas teknis (pemberkasan) dan non-teknis (logbook serta diskusi) merupakan hal yang sangat penting dan teruji pada hari ini. Yang paling berkesan adalah pengalaman Talitha yang dapat menjadi narasumber bagi peserta PKL lain, sehingga menjadi pengingat bahwa ilmu yang dipelajari setiap hari sebenarnya sangat berharga untuk dibagikan meskipun dalam suasana yang santai. Ke depannya, tim harus lebih siap lagi untuk melakukan finalisasi indeks serta melanjutkan pemberkasan sambil berdiskusi mengenai laporan akhir.

Dokumentasi