LOGBOOK DAY 11 | Pemberkasan Arsip Aktif Januari-Februari 2026 dan Inaktif Rentang Tahun 2007-2015 | Selasa,12 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 12 Mei 2026

Hari: Selasa

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari Selasa, seluruh anggota tim melakukan pemberkasan arsip inaktif keuangan dengan dua anggota (Nadya dan Talitha) bergantian memberkaskan arsip aktif persuratan digital dengan pembagian dua shift, Nadya di shift pagi-siang dan Talitha di shift siang-sore. Nia memberkaskan 1 box arsip inaktif yang terdiri atas arsip keuangan, kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar yang tediri dari berkas arsip tahun 2007, 2008, 2009, 2011, 2012, 2013, dan 2015. Nadya memberkaskan surat masuk bulan Februari 2026 yang diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya. Talitha memberkaskan surat masuk bulan Januari 2026 yang juga diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya. Sementara itu, Erika aktif membantu Talitha dalam memberkaskan surat masuk.

Hasil Kegiatan

Nia berhasil menyelesaikan pemberkasan satu boks arsip inaktif yang memiliki cakupan cukup luas, meliputi kategori keuangan, kepegawaian, serta surat masuk dan keluar dengan rentang tahun dokumen dari 2007 hingga 2015. Sementara itu, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara digital melalui aplikasi e-arsip Surabaya dengan pembagian dua shift kerja. Nadya bertugas pada sif pagi hingga siang dan berhasil mengunggah 20 surat masuk edisi Februari 2026. Tugas tersebut kemudian dilanjutkan pada sif siang hingga sore oleh Talitha yang berhasil mendigitalisasi 17 surat masuk edisi Januari 2026. Dalam pelaksanaan tugas di shift kedua, Erika turut berperan aktif membantu Talitha, sehingga seluruh target pemberkasan surat masuk pada hari tersebut dapat terselesaikan dengan baik.

Kendala yang Dihadapi

Dalam pelaksanaan kegiatan, tim menemui beberapa hambatan teknis dan administratif. Pada proses pemberkasan fisik, kondisi dokumen tahun lama (2007–2015) sebagian besar sudah mulai rapuh dan susunannya tidak berurutan, sehingga memakan waktu lebih lama untuk identifikasi kategori. Sementara itu, pada proses digital, akses ke aplikasi e-arsip Surabaya sempat mengalami perlambatan (latency) saat pengunggahan berkas karena ukuran file yang cukup besar, serta adanya duplikasi data pada beberapa nomor surat masuk di bulan Januari dan Februari.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, tim melakukan pemilahan secara hati-hati dengan menggunakan masker dan sarung tangan guna menjaga keutuhan dokumen lama sebelum dimasukkan ke dalam boks. Terkait masalah sistem digital, tim berinisiatif melakukan kompresi ukuran file tanpa mengurangi keterbacaan dokumen sebelum diunggah ke aplikasi. Selain itu, pembagian tugas antara Nadya, Talitha, dan Erika terbukti efektif dalam melakukan verifikasi ulang nomor surat secara manual untuk memastikan tidak ada data ganda yang masuk ke dalam sistem.

Refleksi Pembelajaran

Melalui kegiatan ini, tim menyadari bahwa manajemen waktu dan ketelitian adalah kunci utama dalam pengelolaan arsip transisi dari fisik ke digital. Kami belajar bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan aset informasi yang harus dijaga struktur dan validitasnya meskipun usianya sudah lebih dari satu dekade. Kerja sama tim melalui sistem pembagian sif juga memberikan pelajaran berharga mengenai pentingnya komunikasi yang berkelanjutan agar proses serah terima pekerjaan tetap konsisten dan target harian dapat tercapai secara maksimal.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan

Gambar 2. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan

Gambar 3. Memilah dan Memberkaskan Arsip Inaktif Keuangan, Kepegawaian, Surat Keluar, dan Surat Masuk

Gambar 4. Membantu Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan

Gambar 5. Memberkaskan Arsip Inaktif Keuangan, Kepegawaian, Surat Keluar, dan Surat Masuk