LOGBOOK DAY 10 | Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan, Kepegawaian, dan Persuratan Aktif April-Mei 2026 | Senin, 11 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 11 Mei 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari Senin, seluruh anggota tim melakukan pemberkasan arsip inaktif keuangan dengan dua anggota (Nia dan Erika) bergantian memberkaskan arsip aktif persuratan digital dengan pembagian dua shift, Nia di shift pagi-siang dan Erika di shift siang-sore. Talitha melakukan pemberkasan 2 box arsip inaktif keuangan untuk tahun 2015 dan 2014 dengan total 11 berkas. Nadya mengerjakan 4 box arsip tahun 2014-2015 dengan total 24 berkas. Nia memberkaskan 1 box arsip inaktif yang terdiri atas arsip keuangan, kepegawaian, dan surat keluar yang tediri dari berkas arsip tahun 2008, 2009, 2013, dan 2015, dan juga sebanyak 16 surat masuk bulan April 2026 yang diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya. Sementara itu, Erika mengerjakan 2 box arsip tahun 2015-2014 dengan total 13 berkas dan 4 surat masuk bulan Mei 2026.

Hasil Kegiatan

Seluruh arsip inaktif keuangan berhasil dipilah dan dikelompokkan sesuai tahun serta jenis berkas. Talitha menyelesaikan 2 box arsip tahun 2014-2015 dengan total 11 berkas. Nadya menyelesaikan 4 box arsip tahun 2014-2015 dengan total 24 berkas. Nia menyelesaikan 16 surat masuk yang diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya dan 1 box 16 berkas yang berisi arsip inaktif yang mencakup arsip keuangan, kepegawaian, dan surat keluar. Erika menyelesaikan 2 box 13 berkas arsip SPJ tahun 2014-2015 dan 4 surat masuk yang diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya. Secara keseluruhan, total arsip inaktif yang diproses pada hari ini sebanyak 9 box dengan jumlah 48 berkas dan arsip aktif sebanyak 20 surat masuk.

Kendala yang Dihadapi

Selama proses pengerjaan, terdapat beberapa kendala yang ditemui. Pertama, beberapa arsip inaktif keuangan tahun 2014-2015 memiliki informasi yang kurang lengkap sehingga membutuhkan ketelitian ekstra dalam membaca dan menginput data. Kedua, terdapat arsip dari jenis yang berbeda (keuangan, kepegawaian, dan surat keluar) yang tercampur dalam satu box sehingga perlu dilakukan pemilahan terlebih dahulu sebelum dapat diberkaskan. Ketiga, dalam pengunggahan arsip aktif persuratan ke aplikasi e-arsip Surabaya, masih ditemukan beberapa surat yang format filenya belum sesuai (masih dalam bentuk foto atau scan yang kurang jelas).

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, tim melakukan beberapa upaya. Pertama, melakukan pengecekan ulang terhadap data yang telah diinput serta membaca arsip dengan lebih teliti agar informasi yang dimasukkan sesuai dan akurat. Kedua, terhadap arsip yang tercampur dalam satu box, tim melakukan pemilahan terlebih dahulu berdasarkan jenis arsip sebelum dilakukan pemberkasan agar lebih terstruktur. Ketiga, terkait format file yang belum sesuai, tim melakukan konversi dan perbaikan kualitas scan dokumen sebelum diunggah ke aplikasi e-arsip Surabaya, serta saling membantu dalam memastikan kelengkapan dokumen yang akan diunggah.

Refleksi Pembelajaran

Kegiatan hari Senin ini memberikan pengalaman berharga mengenai pentingnya pemilahan arsip berdasarkan jenisnya sebelum dilakukan pemberkasan, karena arsip keuangan, kepegawaian, dan surat keluar memiliki karakteristik dan sistem pengelolaan yang berbeda. Tim juga belajar bahwa arsip inaktif yang sudah berusia lebih dari sepuluh tahun seringkali menghadapi kendala fisik seperti tulisan yang memudar atau dokumen yang rapuh, sehingga diperlukan ketelitian dan kesabaran ekstra dalam proses pendataan. Selain itu, penggunaan aplikasi e-arsip Surabaya untuk arsip aktif persuratan kembali mengingatkan tim akan pentingnya standarisasi format dokumen digital sejak awal agar proses unggah berjalan lancar. Kegiatan ini semakin memperkuat kemampuan kerja sama tim, pembagian tugas yang efektif, serta tanggung jawab dalam menjaga kerapian dan keakuratan pengelolaan arsip, baik arsip fisik maupun digital.

Dokumentasi

Gambar 1. Memilah Arsip Sesuai Tahun dan Kegiatan

Gambar 2. Memilah Arsip Sesuai Tahun dan Kegiatan

Gambar 3. Memilah Arsip Sesuai Tahun dan Kegiatan

Gambar 4. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan

Gambar 5. Melakukan Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan

Gambar 6. Melakukan Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan

Gambar 7. Melakukan Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan

Gambar 8. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan

Gambar 9. Melakukan Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan, Kepegawaian, dan Surat Keluar