LOGBOOK DAY 09 | Refleksi Kegiatan Pemberkasan Arsip Aktif dan Inaktif | Jumat, 08 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 08 Mei 2026

Hari: Jumat

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat (WFH)

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari kesembilan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL), kami melaksanakan kegiatan secara Work From Home (WFH). Tidak ada kegiatan pemberkasan fisik yang dilakukan pada hari ini. Kegiatan utama difokuskan pada refleksi menyeluruh terhadap proses pemberkasan yang telah dikerjakan pada hari-hari sebelumnya, yaitu mulai dari hari kelima hingga hari kedelapan. Masing-masing anggota tim, yaitu Nia, Nadya, Talitha, dan Erika, melakukan evaluasi mandiri terhadap tugas-tugas yang telah diselesaikan, meliputi pemberkasan arsip inaktif keuangan tahun 2012-2014, pemberkasan arsip aktif persuratan tahun 2026 di aplikasi e-arsip Surabaya, serta kegiatan pemilahan arsip di UPTD Metrologi Legal. Refleksi dilakukan melalui diskusi daring via grup whatsapp dan pencatatan individu. Kami juga menyusun ringkasan capaian, kendala, serta pembelajaran yang diperoleh selama empat hari terakhir sebagai bahan perbaikan ke depan.

Hasil Kegiatan

Kegiatan refleksi WFH pada hari kesembilan menghasilkan dokumen catatan refleksi tertulis yang merangkum seluruh proses pemberkasan dari hari kelima hingga hari kedelapan. Kami berhasil mengidentifikasi bahwa secara keseluruhan target pemberkasan telah selesai dengan baik, meliputi: pada hari kelima (logbook 4 Mei) sebanyak 75 berkas arsip tahun 2012 dari 11 box; pada hari keenam (logbook 5 Mei) sebanyak 57 berkas arsip inaktif keuangan tahun 2012-2014 dari 9 box; pada hari ketujuh (logbook 6 Mei) sebanyak 58 berkas arsip inaktif keuangan dari 6 box serta 20 surat aktif persuratan tahun 2026 yang telah diunggah ke e-arsip Surabaya; pada hari kedelapan (logbook 7 Mei) sebanyak 43 berkas arsip inaktif keuangan dari 5 box serta 13 surat masuk periode April 2026. Selain itu, kami juga menyusun daftar rekomendasi perbaikan untuk kegiatan pemberkasan di masa mendatang, termasuk usulan standarisasi penamaan berkas dan pembuatan akun bersama untuk aplikasi e-arsip.

Kendala yang Dihadapi

Selama pelaksanaan WFH, terdapat beberapa kendala yang ditemui. Pertama, koneksi internet yang tidak stabil di lokasi rumah masing-masing anggota tim sempat menghambat proses diskusi daring dan sinkronisasi data refleksi. Kedua, perbedaan waktu luang antar anggota karena harus menyesuaikan dengan kondisi rumah tangga masing-masing menyebabkan diskusi tidak dapat berlangsung secara serentak dan efisien. Ketiga, ada sedikit kendala dalam mengakses kembali beberapa dokumen referensi arsip yang tersimpan di komputer kantor karena tidak dapat diambil secara langsung saat WFH.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, kami memanfaatkan aplikasi seperti WhatsApp dan Google Docs untuk merekam hasil refleksi secara asinkron, sehingga setiap anggota dapat mengisi saat koneksi memungkinkan. Kami juga membuat ringkasan hasil diskusi dalam bentuk dokumen bersama yang dapat diedit secara bergantian. Terkait keterbatasan akses dokumen kantor, kami memutuskan untuk mendokumentasikan seluruh hasil refleksi berdasarkan memori dan catatan harian yang telah dibuat sebelumnya, serta berencana melakukan verifikasi ulang saat kembali ke kantor pada hari berikutnya.

Refleksi Pembelajaran

Selama rangkaian kegiatan pemberkasan dari hari kelima hingga hari kedelapan, kami memperoleh banyak pengalaman berharga. Pada hari kelima, saat menangani arsip tahun 2012, kami belajar bahwa ketelitian dalam mengidentifikasi informasi penting seperti uraian isi dokumen dan tahun arsip merupakan keterampilan dasar yang sangat krusial. Pada hari keenam, kami menangani arsip inaktif keuangan tahun 2012-2014 dan menyadari bahwa arsip keuangan memiliki tantangan tersendiri karena dokumen yang sudah berusia lebih dari sepuluh tahun seringkali memiliki informasi samar atau tidak lengkap, sehingga kemampuan membaca dan mengolah informasi rinci dari dokumen asli merupakan kompetensi yang harus terus diasah. Pada hari ketujuh, kami belajar menggunakan aplikasi e-arsip Surabaya untuk pemberkasan arsip aktif persuratan tahun 2026, yang menunjukkan bahwa digitalisasi arsip sangat membantu namun membutuhkan standarisasi format file, koordinasi tim dalam penamaan berkas, serta kesabaran menghadapi kendala teknis. Pada hari kedelapan, kami semakin memahami pentingnya kerja sama tim dalam menyelesaikan target pemberkasan, di mana kegiatan pengambilan arsip dari depo arsip dan pemilahan arsip per tahun di UPTD Metrologi Legal memberikan wawasan tambahan mengenai alur pengelolaan arsip.

Dari hari kelima hingga hari kedelapan, kami belajar bahwa pemeriksaan ulang setiap berkas, pembagian tugas yang efektif, serta saling membantu dalam memastikan urutan dan klasifikasi dokumen dapat meminimalisasi kesalahan penyimpanan. Secara keseluruhan, rangkaian kegiatan PKL ini meningkatkan disiplin tim dalam pengelolaan arsip, baik fisik maupun digital, dan menumbuhkan kesadaran bahwa pekerjaan kearsipan membutuhkan kesabaran, ketelitian, pemahaman konteks dokumen, serta kemampuan bekerja sama dalam tim.