LOGBOOK DAY 08 | Pemberkasan Arsip Keuangan, Persuratan, dan Pemilahan Arsip

Mei 07, 2026

LOGBOOK DAY 08 | Pemberkasan Arsip Keuangan, Persuratan, dan Pemilahan Arsip | Kamis, 07 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 07 Mei 2026

Hari: Kamis

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat, Depo Arsip, & UPTD Metrologi Legal

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada kegiatan PKL hari kedelapan, dilakukan proses pemberkasan arsip aktif persuratan dan arsip inaktif keuangan tahun 2014–2015. Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga keteraturan arsip, mempermudah proses temu kembali dokumen, serta memastikan arsip tersusun sesuai sistem pengelolaan yang berlaku.

Beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain:

Nia mengerjakan pemberkasan arsip aktif persuratan sebanyak 13 surat masuk periode April 2026.
Nadya, Talitha, dan Erika melakukan pemberkasan arsip inaktif keuangan tahun 2014–2015.
Nadya membantu mengambil arsip keuangan dari Depo Arsip untuk diproses lebih lanjut pada bagian pemberkasan.
Nadya juga sempat melakukan pemilahan arsip per tahun pada bagian UPTD Metrologi Legal guna mempermudah proses pengelompokan dan penataan arsip.
Proses pengerjaan meliputi pemeriksaan dokumen, pengelompokan arsip berdasarkan tahun dan jenis dokumen, penyusunan berkas, hingga penataan kembali ke dalam box arsip.

Hasil Kegiatan

Kegiatan pemberkasan arsip pada hari ini berjalan dengan baik dan sesuai pembagian tugas masing-masing. Arsip yang telah selesai diberkaskan kemudian disusun kembali secara sistematis agar mempermudah pencarian dokumen di kemudian hari.

Hasil pengerjaan arsip keuangan meliputi:

Nadya menyelesaikan 2 box arsip dengan total 16 berkas.
Erika menyelesaikan 1 box arsip dengan total 9 berkas.
Talitha menyelesaikan 1 box arsip dengan total 12 berkas.
Erika dan Talitha juga bekerja sama menyelesaikan tambahan 1 box arsip dengan total 7 berkas.

Selain itu, kegiatan pemilahan arsip per tahun di bagian UPTD Metrologi Legal membantu mempermudah proses identifikasi dan pengelompokan arsip sehingga penyusunan dokumen menjadi lebih terstruktur. Sementara itu, pemberkasan arsip aktif persuratan oleh Nia berhasil diselesaikan sebanyak 13 surat masuk sesuai ketentuan pengarsipan yang berlaku.

Kendala yang Dihadapi

Selama proses pengerjaan, terdapat beberapa kendala yang ditemui, di antaranya:

Beberapa dokumen masih belum tersusun secara berurutan sehingga perlu dilakukan pengecekan ulang.
Jumlah arsip yang cukup banyak membuat proses pemeriksaan membutuhkan ketelitian yang lebih tinggi.
Terdapat beberapa berkas yang harus dicocokkan kembali agar sesuai dengan klasifikasi dan tahun arsip.
Proses pemilahan arsip per tahun memerlukan ketelitian ekstra agar tidak terjadi kesalahan pengelompokan dokumen.

Solusi yang Dilakukan

Untuk mengatasi kendala tersebut, dilakukan beberapa upaya sebagai berikut:

Melakukan pengecekan ulang pada setiap berkas sebelum dimasukkan ke dalam map maupun box arsip.
Membagi tugas pengerjaan agar proses pemberkasan berjalan lebih efektif dan efisien.
Saling membantu dalam memastikan urutan, klasifikasi, dan kelengkapan dokumen agar meminimalisasi kesalahan penyimpanan arsip.
Melakukan pemilahan arsip secara bertahap berdasarkan tahun dan jenis dokumen untuk mempermudah proses penataan arsip.

Refleksi Pembelajaran

Kegiatan hari ini memberikan pengalaman dan pembelajaran mengenai pentingnya ketelitian dan keteraturan dalam pengelolaan arsip, baik arsip aktif maupun arsip inaktif. Selain meningkatkan pemahaman mengenai proses pemberkasan dan klasifikasi arsip, kegiatan ini juga melatih kemampuan kerja sama tim, koordinasi pekerjaan, serta tanggung jawab dalam menjaga kerapian dokumen. Kegiatan pengambilan arsip dari Depo Arsip dan pemilahan arsip per tahun pada bagian UPTD Metrologi Legal juga memberikan pemahaman tambahan mengenai alur pengelolaan arsip sebelum dilakukan penyimpanan kembali secara sistematis.

Dokumentasi