LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 06 Mei 2026

Hari: Rabu

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ke-6 pelaksanaan pemberkasan arsip, kegiatan difokuskan pada penanganan arsip inaktif keuangan serta arsip aktif persuratan. Talitha melakukan pemberkasan 2 box arsip inaktif keuangan untuk tahun 2012 dan 2014 dengan total 16 berkas. Erika mengerjakan 2 box arsip tahun 2014 dengan total isi 16 berkas. Sementara itu, Nia memberkaskan 1 box arsip tahun 2013 sebanyak 10 berkas, dan Nadya memberkaskan 1 box arsip dengan rentang tahun 2012 hingga 2014 yang totalnya berjumlah 16 berkas. Selain itu, Nia dan Nadya juga melakukan pemberkasan arsip aktif persuratan tahun 2026, masing-masing sebanyak 10 surat, yang diunggah ke dalam aplikasi e-arsip Surabaya.

Hasil Kegiatan

Seluruh arsip inaktif keuangan berhasil dipilah dan dikelompokkan sesuai tahun serta jenis berkas. Total arsip inaktif yang diproses: Talitha (2 box, total 16 berkas), Erika (2 box, total 16 berkas), Nia (1 box, total 10 berkas), Nadya (1 box, total 16 berkas).
Arsip aktif persuratan tahun 2026 sebanyak 20 surat (Nia 10 surat, Nadya 10 surat) telah diunggah dan terdaftar di aplikasi e-Arsip Surabaya.

Kendala yang Dihadapi

Masih ada arsip inaktif yang belum tersortir rapi sehingga membutuhkan waktu tambahan untuk identifikasi.
Sedikit kendala teknis saat mengunggah surat tahun 2026 ke aplikasi e-Arsip karena hanya bisa digunakan dalam satu perangkat dalam satu waktu.
Koordinasi antar petugas terkait standar penamaan berkas di aplikasi masih perlu disamakan persepsinya.

Solusi yang Dilakukan

Membuat jadwal sortir ulang arsip inaktif secara bertahap untuk memastikan kelengkapan.
Sementara dikerjakan oleh satu orang atau bergiliran, sembari menunggu dibuatkan akun baru yang dapat digunakan bersama untuk mempercepat proses pengerjaan.
Mengadakan diskusi singkat antar petugas untuk menyamakan aturan penamaan berkas sesuai pedoman e-Arsip Surabaya.

Refleksi Pembelajaran

Pekerjaan pemilahan arsip inaktif membutuhkan ketelitian dan kesabaran, serta pemahaman kronologi tahun berkas.
Penggunaan aplikasi e-Arsip sangat membantu digitalisasi arsip aktif, namun perlu standarisasi format dan koordinasi tim.
Kegiatan ini meningkatkan disiplin dalam pengelolaan arsip, baik fisik maupun digital, serta memperkuat kerja sama tim dalam menyelesaikan target pemberkasan.

Dokumentasi