LOGBOOK DAY 05 | Pemberkasan Arsip Inaktif Keuangan Tahun 2012 | Senin, 04 Mei 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 04 Mei 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari kelima, seluruh anggota tim mendapatkan tugas baru yaitu melakukan pemberkasan arsip tahun 2012. Kegiatan ini dilakukan dengan mengolah arsip yang terdapat dalam beberapa box arsip. Setiap berkas dicatat ke dalam spreadsheet daftar berkas arsip dengan fokus pada informasi arsip seperti uraian isi dokumen, tahun arsip, dan keterangan terkait lainnya. Pada kegiatan ini, tidak dilakukan pengisian kode klasifikasi maupun Jadwal Retensi Arsip (JRA), melainkan hanya menginput informasi arsip berdasarkan data yang tersedia pada masing-masing berkas fisik yang diterima.

Catatan: Talitha izin tidak masuk karena sakit.

Progres pemberkasan arsip masing-masing:

• Nia: 4 box arsip (total 34 berkas)
• Nadya: 3 box arsip (total 20 berkas)
• Erika: 4 box arsip (total 21 berkas)

Hasil Kegiatan

• Erika berhasil mendata dan menginput 21 berkas arsip dari 4 box arsip tahun 2012 ke dalam spreadsheet daftar berkas arsip.
• Nia menyelesaikan 34 berkas dari 4 box arsip.
• Nadya menyelesaikan 20 berkas dari 3 box arsip.
• Total keseluruhan: 11 box arsip tahun 2012 berhasil diproses dengan total 75 berkas arsip yang telah didata.

Kendala yang Dihadapi

• Beberapa arsip memiliki informasi yang kurang lengkap sehingga membutuhkan ketelitian ekstra dalam membaca dan menginput data agar sesuai dengan dokumen asli.
• Ada beberapa arsip yang sudah cukup rinci namun jumlah item dalam satu berkas yang terbilang banyak, sehingga perlu di crosscheck lebih lanjut.

Solusi yang Dilakukan

• Melakukan pengecekan ulang terhadap data yang telah diinput serta membaca arsip dengan lebih teliti agar informasi yang dimasukkan sesuai dan akurat.
• Pembagian tugas pemberkasan arsip tetap berjalan dengan penyesuaian beban kerja antar anggota tim yang hadir.

Refleksi Pembelajaran

• Ketelitian dalam proses pemberkasan arsip sangat penting, terutama dalam mengidentifikasi informasi penting dari suatu dokumen untuk keperluan pencatatan arsip.
• Kemampuan membaca dan mengolah informasi rinci dari dokumen asli merupakan keterampilan dasar yang harus dikuasai dalam pengelolaan arsip.
• Pekerjaan administrasi kearsipan membutuhkan konsistensi dan keakuratan agar data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Fisik

Gambar 2. Melakukan Pemberkasan Arsip Fisik

Gambar 3. Melakukan Pemberkasan Arsip Fisik