LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 30 April 2026

Hari: Kamis

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-17.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari keempat merupakan hari finalisasi penyelesaian Jadwal Retensi Arsip (JRA) menjelang batas waktu yang telah ditentukan.

Erika melanjutkan penyusunan JRA, khususnya pada bagian arsip yang sebelumnya masih diragukan (sekitar 5 arsip terakhir). Pengerjaan input JRA dilakukan untuk arsip dengan nomor 430 hingga 521, dengan mencocokkan data melalui sistem e-Surat yang diakses dengan bantuan pegawai Dinkopumdag.
Talitha melanjutkan pengerjaan spreadsheet pengisian JRA arsip aktif untuk periode Juli-Desember 2025, khususnya pada nomor item 522 sampai 614. Kegiatan yang dilakukan meliputi mengecek, menyesuaikan, dan memastikan data arsip sesuai dengan dokumen sebelum diinput. Selain itu, Talitha juga membantu Nadya mengisi beberapa bagian sheet yang masih kosong.
Nadya, Nia, Talitha, dan Erika bersama-sama melakukan finalisasi pengisian JRA dengan merapikan data yang sudah diinput sebelumnya. Dilakukan juga proses crosscheck untuk memastikan kesesuaian antara data dalam sheet dengan Perwali JRA Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah dan Perdagangan Kota Surabaya, sehingga tidak ada kesalahan dalam penulisan maupun pengelompokan arsip.

Hasil Kegiatan

Erika: Seluruh data JRA arsip pada rentang nomor 430-521 berhasil diselesaikan, termasuk arsip yang sebelumnya masih diragukan.
Talitha: Pengerjaan spreadsheet JRA untuk item 522-614 menjadi lebih rapi, terstruktur, dan semakin lengkap. Bagian sheet yang masih kosong terisi semua.
Nia dan Nadya: Proses crosscheck dengan Perwali JRA memastikan tidak ada kesalahan penulisan maupun pengelompokan arsip.

Kendala yang Dihadapi

Keterbatasan akses terhadap sistem e-Surat serta adanya beberapa arsip yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut dalam penentuan kategori JRA.
Beberapa data yang kurang jelas sehingga perlu dicek ulang; mengerjakan data dalam jumlah banyak sambil membantu mengisi bagian kosong membutuhkan fokus dan ketelitian ekstra.

Solusi yang Dilakukan

Melakukan konsultasi dengan Ibu Asti serta meminta bantuan pegawai yang memiliki akses ke sistem e-Surat untuk memastikan keakuratan data.
Melakukan pengecekan ulang terhadap data yang kurang jelas.
Saling membantu antar anggota tim untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan.
Melakukan crosscheck final dengan Perwali JRA untuk memastikan kesesuaian data.

Refleksi Pembelajaran

Komunikasi dan konsultasi dengan pihak yang berwenang sangat penting dalam menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan ketepatan kategori.
Penggunaan sistem informasi seperti e-Surat sangat mendukung pengelolaan arsip yang akurat.
Kerja sama tim dan saling membantu membuat pekerjaan lebih cepat terselesaikan dengan hasil yang lebih baik.
Ketelitian, kesabaran, dan kebiasaan mengecek ulang data sangat diperlukan dalam pengelolaan arsip, terutama saat mengerjakan data dalam jumlah banyak.
Finalisasi dan crosscheck merupakan tahap krusial agar hasil akhir rapi, lengkap, dan siap digunakan.

Dokumentasi

Gambar 1. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 2. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 3. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 4. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Tim PKL Dinkopumdag Kota Surabaya