LOGBOOK DAY 02 | Melanjutkan Input Jadwal Retensi Arsip (JRA) Aktif Persuratan 2025 dan Klasifikasi Arsip Inaktif Keuangan | Selasa, 28 April 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 28 April 2026

Hari: Selasa

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Kegiatan diawali dengan melakukan presensi melalui sistem MyAttendance (myattendance.my.id) sebagai bukti kehadiran. Pada hari kedua, mahasiswa PKL melanjutkan tugas sesuai pembagian jobdesk masing-masing dengan beberapa penyesuaian:

- Nadya dan Nia tetap fokus pada penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di bagian sekretariat. Nadya melanjutkan pengerjaan arsip bulan Juli-Desember, sedangkan Nia mengerjakan arsip bulan Januari-Juni.

- Talitha dan Erika yang semula di UPTD Metrologi Legal berpindah ke bagian sekretariatan. Talitha mendapatkan tugas untuk membantu proses klasifikasi dan penyusunan JRA pada arsip Dinas Perdagangan dan Perindustrian. Pekerjaan yang dilakukan meliputi:

• Mengisi data ke dalam sheet yang sudah disediakan.
• Mengisi JRA arsip SPJ tahun 2012-2013.
• Memasukkan kode klasifikasi arsip dari box arsip tahun 2009-2010 ke dalam lembar kerja.
• Merapikan berkas dan mengecek kembali arsip berdasarkan tahun serta jenis dokumen.
• Berkoordinasi dengan teman magang lain yang bertugas mengisi uraian informasi arsip, kemudian memindahkan dan menggabungkannya ke dalam sheet utama.

Pekerjaan hari ini berjalan lebih lancar dibandingkan hari pertama karena mahasiswa mulai memahami pola kerja, kode klasifikasi, dan alur penyusunan arsip. Namun, hingga akhir jam kerja, proses pengolahan data arsip (khususnya tahun 2009-2010) masih belum selesai dan akan dilanjutkan pada hari berikutnya.

Hasil Kegiatan

- Pengerjaan JRA dan klasifikasi arsip berjalan lancar.

- Progress JRA hari kedua:

• Nia: 450 dari 638 item (Januari-Juni)
• Nadya: 500 dari 614 item (Juli-Desember)

- Data arsip SPJ tahun 2012–2013 berhasil diisi ke dalam sheet dengan lebih rapi dan teratur.

- Sebagian data klasifikasi arsip dari box arsip tahun 2009-2010 berhasil diinput ke dalam sheet serta mulai dilakukan penggabungan data ke dalam sheet utama.

- Arsip yang sebelumnya belum tersusun menjadi lebih mudah dicari saat dibutuhkan.

Kendala yang Dihadapi

• Beberapa arsip memerlukan pengecekan ulang karena terdapat kode yang serupa dan membutuhkan ketelitian lebih dalam penentuan retensi.
• Ada beberapa tulisan pada dokumen lama (tahun 2009-2010) yang kurang jelas sehingga cukup sulit dibaca.
• Beberapa berkas belum tersusun urut sehingga perlu mencocokkan satu per satu dengan data yang ada di sheet.
• Proses pekerjaan bergantung pada input data dari teman magang lain sehingga terjadi waktu menunggu.
• Jumlah arsip yang cukup banyak membuat pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama.

Solusi yang Dilakukan

• Melakukan cross-check dengan pedoman klasifikasi arsip serta mendiskusikan item yang meragukan dengan pembimbing lapangan.
• Mengerjakan pekerjaan secara teliti dan bertahap, terutama untuk dokumen dengan tulisan kurang jelas.
• Melakukan koordinasi dengan teman-teman magang agar proses input data dapat berjalan lebih efisien.
• Mengerjakan bagian yang sudah tersedia terlebih dahulu sambil menunggu data lainnya selesai.

Refleksi Pembelajaran

Hari kedua membuat kami lebih memahami pentingnya konsistensi, fokus, ketelitian, kesabaran, dan kerja sama tim dalam pekerjaan administrasi arsip. Kesalahan kecil pada kode atau retensi dapat memengaruhi pengelolaan arsip ke depannya. Kami juga semakin memahami pentingnya JRA untuk mengatur masa simpan arsip serta menyadari bahwa berkas yang rapi akan memudahkan pencarian dokumen di kemudian hari. Kegiatan ini menambah pengalaman kami dalam bidang kearsipan dan pekerjaan administrasi.

Dokumentasi

Gambar 1. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 2. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 3. Melakukan Klasifikasi Arsip yang Selesai Diberkaskan