LOGBOOK DAY 01 | Pengenalan Profil, Tugas, dan Fungsi Dinkopumdag Kota Surabaya, Input JRA, Pemberkasan Arsip | Senin, 27 April 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 27 April 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat & UPTD Metrologi Legal

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari pertama Praktik Kerja Lapangan diawali dengan kegiatan perkenalan antara mahasiswa PKL (Talitha Agustya Nadhira, Nadya Putri Cahyanti, Nia Rachmawati, dan Erika Pratiwi) dengan pembimbing lapangan serta pegawai di lingkungan Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya. Sesi perkenalan dipandu oleh Ibu Mega yang menjelaskan profil, tugas, fungsi, lingkungan kerja, tata tertib, serta gambaran umum pengelolaan arsip di instansi. Kami juga dikenalkan dengan berbagai jenis arsip dan alur pengelolaannya.

Setelah sesi perkenalan selesai, dilakukan pembagian tugas berdasarkan kebutuhan unit kerja:

• Nadya dan Nia ditempatkan di Bagian Sekretariat untuk membantu penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Talitha dan Erika ditempatkan di Depo Arsip (UPTD Metrologi Legal) untuk membantu pemberkasan arsip inaktif di record center.

Mulai pukul 08.30 WIB, Nadya mengerjakan JRA untuk arsip bulan Juli–Desember dengan total 614 item arsip, sementara Nia mengerjakan arsip bulan Januari–Juni dengan total 638 item arsip.

Sementara itu, Talitha dan Erika di unit Metrologi Legal mengelola arsip inaktif (termasuk arsip SPJ tahun 2016–2017). Arsip-arsip yang sebelumnya kurang tertata dipilah, dikelompokkan, dan disusun kembali. Arsip tersebut telah diinput ke dalam sistem Spreadsheets, sehingga mereka melanjutkan proses dengan memasukkannya ke dalam box arsip secara sistematis berdasarkan tahun dan kode klasifikasi yang berlaku.

Hasil Kegiatan

• Mahasiswa PKL mengenal lingkungan kerja dan alur pengelolaan arsip di Dinas Koperasi.
• Pembagian jobdesk sesuai unit kerja terlaksana.

Progress JRA di Sekretariat:

- Nia: 250 dari 638 item (Januari–Juni)

- Nadya: 300 dari 614 item (Juli–Desember)

Progress pemberkasan arsip di Metrologi Legal:

Arsip inaktif (tahun 2016 dan 2017) berhasil diklasifikasikan dan dimasukkan ke dalam box arsip sesuai pengelompokan tahun dan kode klasifikasi. Penyimpanan menjadi lebih teratur, sistematis, dan ruang record center lebih rapi, sehingga memudahkan proses temu kembali arsip.

Kendala yang Dihadapi

• Pada awal pengerjaan, mahasiswa masih beradaptasi dengan sistem kerja serta beberapa kode klasifikasi dan retensi arsip yang belum familiar.
• Jumlah arsip cukup banyak sehingga membutuhkan ketelitian dan waktu lebih.
• Kondisi arsip yang kurang tertata di record center serta ruangan yang cukup berdebu sehingga kurang nyaman saat bekerja.

Solusi yang Dilakukan

• Mempelajari pedoman arsip yang tersedia dan berkonsultasi dengan pembimbing lapangan ketika menemukan kendala terkait kode maupun retensi arsip.
• Pekerjaan dilakukan secara bertahap dan teliti, serta menyesuaikan dengan arahan pembimbing/staf.
• Arsip ditata kembali dan diurutkan sesuai klasifikasinya.
• Ruang record center dibersihkan agar lingkungan kerja lebih nyaman.

Refleksi Pembelajaran

Hari pertama memberikan pemahaman awal mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang sistematis. Kami belajar bahwa pekerjaan kearsipan membutuhkan ketelitian tinggi, pemahaman terhadap regulasi yang berlaku, serta kerja sama tim. Selain itu, kami juga belajar untuk berani bertanya kepada mentor atau teman jika ada hal yang belum dipahami agar pekerjaan dapat berjalan lancar.

Dokumentasi

Gambar 1. Perkenalan oleh Ibu Mega mengenai Profil, Tugas, dan Fungsi Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah dan Perdagangan Kota Surabaya

Gambar 2. Memasukkan Jadwal Retensi Arsip ke dalam Data Arsip yang Sudah Diklasifikasi

Gambar 3. Menyusun Berkas dan Isi Berkas di Record Center

Gambar 4. Tumpukan Berkas yang akan Disusun di Record Center

Gambar 5. Menyusun Berkas dan Isi Berkas di Record Center