LOGBOOK DAY 30 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Tahun 2026 dan Menata Dokumentasi BimTek Koperasi | Senin, 15 Juni 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 15 Juni 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ini, kami melanjutkan pengerjaan pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital untuk tahun 2026. Seluruh proses dilakukan di dalam sistem e-arsip Surabaya dengan prosedur baku: memilih surat yang telah tersedia dalam sistem, mengklik edit, mengisi field nama indeks (disesuaikan dengan nomor klasifikasi arsip), nomor klasifikasi, jumlah lampiran (dengan ketentuan ≤5 lembar ditulis angka, >5 lembar ditulis "1 berkas", dan bentuk buku ditulis "1 buku"), serta keterangan disposisi terakhir yang mencakup bidang dan nama staf (dicek melalui sistem e-surat Surabaya), kemudian menekan tombol Selesai.

Pembagian tugas dan aktivitas pada hari ini adalah sebagai berikut:

1. Shift pagi-siang (Nadya - periode Februari)

• Nadya bertugas memberkaskan surat masuk sebanyak 40 surat. Proses berlangsung dari pukul 07.30 hingga 12.00.

2. Kegiatan pagi hari (Erika dan Talitha)

• Erika bersama Talitha menyelesaikan penataan dokumentasi kegiatan Bimbingan Teknis (BimTek) koperasi dari bidang Koperasi. Penataan meliputi pengelompokan dokumen, pengecekan kelengkapan, serta penyusunan ulang agar rapi dan mudah ditemukan.

3. Shift siang-sore (Talitha - periode Januari)

• Talitha melanjutkan pemberkasan dari pukul 12.00 hingga 15.30 dan berhasil memberkaskan 42 surat masuk.

4. Kegiatan siang hari (Nia)

• Nia tidak terlibat dalam pemberkasan pada siang hari. Ia menyelesaikan tugas dari kampus berupa analisis Standar Operasional Prosedur (SOP) dari bidang Pemberdayaan Usaha Mikro bagian Industri. Kegiatan ini bersifat akademik yang harus diselesaikan selama jam PKL.

5. Kegiatan siang hari (Erika)

• Erika melanjutkan tugasnya pada siang hari untuk menata dokumentasi kegiatan BimTek koperasi.

6. Kegiatan menjelang waktu pulang (Nia)

• Setelah menyelesaikan tugas kampus, Nia memfokuskan diri untuk menyusun logbook harian ini sebelum jam kerja berakhir pada pukul 16.00.

Hasil Kegiatan

1. Pemberkasan surat masuk digital:

• Nadya (Februari, pagi-siang): 40 surat masuk berhasil diberkaskan dan masuk ke berkas aktif e-arsip Surabaya.
• Talitha (Januari, siang-sore): 42 surat masuk berhasil diberkaskan dan masuk ke berkas aktif e-arsip Surabaya.
• Total surat terproses hari ini: 82 surat.

2. Tugas kampus:

• Analisis SOP dari bidang Pemberdayaan Usaha Mikro bagian Industri selesai dikerjakan. Hasil analisis berupa catatan perbaikan dan rekomendasi singkat yang akan dikumpulkan kepada dosen pembimbing.

3. Penataan dokumentasi BimTek koperasi:

• Seluruh dokumen kegiatan BimTek koperasi telah ditata ulang dengan rapi.
• Dokumen dikelompokkan berdasarkan tanggal pelaksanaan dan jenis kegiatan.

4. Logbook:

• Logbook harian selesai disusun oleh Nia sebelum pukul 16.00.

Kendala yang Dihadapi

Selama pelaksanaan kegiatan hari ini, kami menghadapi beberapa kendala sebagai berikut:

• Talitha mengalami dual tugas. Ia harus menyelesaikan pemberkasan 42 surat di shift siang-sore sekaligus membantu Erika menata dokumentasi BimTek koperasi. Akibatnya, konsentrasi terbagi dan waktu pengerjaan pemberkasan menjadi lebih mepet.
• Beberapa surat yang dikerjakan Nadya memiliki nama indeks yang kurang jelas karena pedoman klasifikasi arsip untuk periode 2026 belum sepenuhnya dinamis. Hal ini menyebabkan Nadya harus bolak-balik mengecek daftar klasifikasi manual.
• Dokumentasi BimTek koperasi yang ditata oleh Erika dan Talitha ternyata masih tercampur dengan dokumen tahun sebelumnya (2025), sehingga proses sortir memakan waktu lebih lama dari perkiraan.
• Tugas kampus memakan waktu cukup panjang sehingga Nia tidak dapat membantu tim dalam pemberkasan digital maupun penataan dokumentasi. Hal ini mengurangi kapasitas tim secara keseluruhan.

Solusi yang Dilakukan

Kami mengambil langkah-langkah berikut untuk mengatasi kendala yang muncul:

1. Mengatasi dual tugas Talitha

• Talitha memprioritaskan untuk menata dokumentasi BimTek dengan Erika. Lalu di waktu siang-sore, Talitha beralih ke pemberkasan surat terlebih dahulu karena target 42 surat harus selesai pada shift siang-sore. Pembagian waktu ini terbukti efektif karena kedua tugas tetap selesai.

2. Mengatasi ketidakjelasan nama indeks

• Nadya menggunakan daftar klasifikasi arsip cetak yang tersedia di meja kerja sebagai rujukan cepat. Untuk surat yang benar-benar tidak jelas, ia berkonsultasi dengan staf pembimbing di sekretariat sebelum mengisi field nama indeks.

3. Mengatasi dokumen BimTek yang tercampur

• Erika dan Talitha melakukan sortir manual dengan memisahkan dokumen tahun 2025 ke dalam folder terpisah. Dokumen tahun 2026 yang menjadi prioritas disusun ulang sesuai kronologi. Proses sortir memang memakan waktu, namun hasilnya lebih rapi dan tidak mengganggu dokumentasi tahun berjalan.

4. Mengatasi ketidakhadiran Nia dalam tugas tim

• Kami menyadari bahwa tugas kampus Nia bersifat wajib dan tidak dapat ditunda. Oleh karena itu, tim beradaptasi dengan membagi ulang beban: Nadya tetap fokus pada shift pagi, Talitha pada shift siang, dan Erika berkonsentrasi pada penataan dokumentasi lebih awal. Hasilnya, semua tugas tetap selesai meskipun tanpa bantuan Nia di bidang pemberkasan.

Refleksi Pembelajaran

Hari ke-30 memberikan beberapa pelajaran penting yang akan kami bawa ke pekan-pekan berikutnya.

• Prioritas adalah kunci ketika tugas menumpuk. Talitha menghadapi situasi di mana dua tugas (pemberkasan dan penataan dokumentasi) harus diselesaikan dalam waktu yang sama. Dengan memprioritaskan pemberkasan yang memiliki target angka, ia berhasil menyelesaikan keduanya tanpa harus lembur. Kami belajar bahwa mengenali mana yang lebih urgent dan mana yang bisa ditunda adalah keterampilan yang sangat berguna di dunia kerja.
• Tugas kampus selama PKL adalah tantangan manajemen waktu. Nia harus menyelesaikan analisis SOP yang memakan waktu hampir setengah hari kerja. Meskipun tim yang lain mampu beradaptasi, kejadian ini mengingatkan kami bahwa koordinasi dengan dosen pembimbing dan pihak kantor perlu dilakukan agar tugas kampus tidak mengganggu kontribusi nyata di tempat PKL.
• Sortir dokumen campuran tahun sebelumnya mengajarkan kami pentingnya pemisahan arsip secara berkala. Jika sejak awal dokumen tahun 2025 sudah dipisahkan dari 2026, Erika dan Talitha tidak akan kehilangan waktu untuk memilah. Ini menjadi masukan bagi kami untuk lebih disiplin dalam penataan arsip fisik ke depannya.
• Daftar klasifikasi arsip cetak ternyata sangat membantu. Ketika sistem e-arsip sedang tidak dapat diakses dengan cepat atau ketika pedoman belum diperbarui secara digital, memiliki rujukan fisik di meja kerja menjadi penyelamat. Nadya berhasil menyelesaikan 40 surat tanpa hambatan berarti setelah menggunakan daftar tersebut.
• Kami juga belajar bahwa target harian harus realistis. Meskipun Talitha berhasil menyelesaikan 42 surat, ia mengakui bahwa tekanan karena harus membantu penataan dokumentasi cukup berat. Ke depan, kami akan lebih terbuka dalam menyampaikan kapasitas diri agar pembagian tugas lebih merata.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 2. Mengerjakan tugas kampus

Gambar 3. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 4. Menata hasil dokumentasi BimTek koperasi