LOGBOOK DAY 29 | Refleksi Kegiatan Penataan Dokumentasi, Pembuatan Konten, dan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Tahun 2026 | Jumat, 12 Juni 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 12 Juni 2026

Hari: Jumat

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat (WFH)

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ini, kami tidak melaksanakan kegiatan pemberkasan arsip secara langsung di kantor. Seluruh waktu kami gunakan untuk melakukan refleksi menyeluruh terhadap proses pemberkasan arsip aktif persuratan masuk digital tahun 2026 serta tugas-tugas pendukung lainnya yang telah kami kerjakan pada periode 8 Juni 2026 hingga 11 Juni 2026 (Day 25 s.d. Day 28). Refleksi ini penting sebagai bahan evaluasi berkala agar kualitas kerja tim terus meningkat.

Kegiatan refleksi hari ini meliputi:

• Meninjau ulang catatan logbook harian dari Day 25 hingga Day 28.
• Mengidentifikasi pola kendala yang berulang, baik dalam pemberkasan digital di e-arsip Surabaya maupun dalam penilaian ulang arsip fisik keuangan.
• Membandingkan efektivitas solusi yang telah diterapkan pada masing-masing hari.
• Mencatat capaian kuantitatif dan kualitatif dari setiap anggota tim (Nia, Nadya, Talitha, Erika).
• Merumuskan pembelajaran utama sebagai beban untuk hari-hari berikutnya.

Selain itu, kami juga melakukan diskusi ringan secara virtual untuk menyamakan persepsi mengenai prosedur baku yang seharusnya diikuti, terutama terkait pengisian metadata dan penanganan dokumen fisik yang kondisinya kurang baik.

Hasil Kegiatan

Dari refleksi terhadap empat hari pelaksanaan PKL (8–11 Juni 2026), kami memperoleh hasil sebagai berikut:

1. Total pemberkasan surat masuk digital selama periode tersebut:

• Day 25 (8 Juni, Erika & Nia): 62 surat (Maret) + 28 surat (April) = 90 surat
• Day 26 (9 Juni, Nia): 88 surat (April)
• Day 27 (10 Juni, Nia): 20 surat + 33 berkas (April)
• Day 28 (11 Juni, Nia): 51 surat + 5 berkas (April)

Total keseluruhan: 221 surat + 38 berkas dari periode Maret–April 2026.

2. Penilaian ulang arsip fisik keuangan:

• Day 25: 9 box (Nia 4, Nadya 2, Talitha 2, Erika 1)
• Day 26: 4 box (Nadya, box 127–130)
• Day 27: 3 box (Nadya, box 131–133)
• Day 28: 3 box (Nadya, box 134–136)

Total box yang dinilai ulang: 19 box.

3. Tugas tambahan:

• Input 46 Berita Acara Identifikasi dan Pendampingan Koperasi Tidak Aktif (Nadya, Day 28).
• Penataan dokumentasi bimtek koperasi di Excel, pencetakan, dan digitalisasi (Talitha & Erika, Day 26–28).
• Syuting konten Instagram Koperasi (Nadya, Day 26–27).

4. Temuan kualitatif:

• Metadata tidak lengkap masih sering ditemukan pada surat periode April.
• Ketidaksesuaian antara isi box fisik dengan label lama terjadi pada beberapa box.
• Kualitas dokumen fisik yang pudar menyulitkan proses digitalisasi.

Kendala yang Dihadapi

Dalam proses refleksi hari ini, kami mengidentifikasi beberapa kendala yang bersifat lintas hari:

• Ketidakkonsistenan pencatatan satuan arsip - Pada Day 27, Nia mencatat "33 berkas" sementara di hari lain menggunakan satuan "surat". Hal ini menyulitkan perbandingan capaian antar hari.
• Dokumentasi kendala yang kurang rinci - Beberapa kendala hanya dicatat secara singkat tanpa menyebutkan nomor surat atau box yang bermasalah, sehingga sulit dilacak ulang.
• Tidak adanya ringkasan mingguan - Selama empat hari, kami tidak membuat rekapitulasi tengah pekan, sehingga refleksi hari ini harus merangkum dari empat logbook terpisah.
• Perbedaan format catatan antar anggota - Ada yang menuliskan waktu kejadian kendala, ada yang tidak. Ini memperlambat proses identifikasi pola.

Solusi yang Dilakukan

Sebagai tindak lanjut dari refleksi hari ini, kami merumuskan solusi untuk diterapkan pada pekan berikutnya:

• Menyepakati satuan baku untuk pemberkasan: "surat" untuk surat biasa, "berkas" untuk kumpulan lampiran >5 lembar atau dokumen tebal, serta "buku" untuk dokumen berbentuk buku. Setiap anggota wajib menggunakan satuan ini secara konsisten.
• Membuat template catatan kendala yang mencakup kolom: tanggal, nomor surat/box, deskripsi kendala, dan solusi yang diterapkan. Template ini akan ditempel di meja kerja masing-masing.
• Menjadwalkan sesi refleksi mini setiap hari Jumat (15 menit) untuk membuat ringkasan mingguan sebelum pulang. Ringkasan tersebut akan menjadi lampiran logbook.
• Menggunakan satu format logbook bersama (file .doc atau spreadsheet) yang dapat diakses semua anggota, sehingga tidak ada perbedaan gaya pencatatan.

Refleksi Pembelajaran

• Merenungkan kembali perjalanan kami dari Day 25 hingga Day 28 memberikan banyak wawasan baru. Kami tidak hanya belajar tentang teknis kearsipan, tetapi juga tentang dinamika tim dan manajemen pekerjaan yang tidak terduga.
• Ketelitian adalah investasi, bukan beban. Pada Day 28, Nia harus mengecek ulang surat asli karena metadata tidak lengkap. Waktu yang terbuang untuk verifikasi ulang sebenarnya bisa dihemat jika sejak awal metadata diisi dengan cermat. Kami belajar bahwa mengejar target jumlah tanpa memperhatikan kualitas hanya akan menciptakan pekerjaan ganda di kemudian hari.
• Arsip fisik yang berantakan mencerminkan alur kerja masa lalu. Ketidaksesuaian antara isi box dan label lama (Day 28) menunjukkan bahwa standar pelabelan di periode sebelumnya belum konsisten. Hal ini menjadi pengingat bagi kami untuk tidak menyepelekan prosedur sederhana seperti menulis label box dengan benar.
• Digitalisasi dokumen lawan tidak selalu mulus. Talitha dan Erika menghadapi tinta pudar saat melakukan scan dokumentasi bimtek. Solusi mereka (mengatur resolusi scanner) mengajarkan kami bahwa peralatan yang memadai dan kesabaran ekstra adalah syarat mutlak ketika bekerja dengan dokumen yang sudah berusia beberapa tahun.
• Tugas di luar ruangan menyita energi yang tidak sedikit. Nadya harus membagi waktu antara penomoran box, syuting di tiga lokasi (Day 27), dan input berita acara. Kami menyadari bahwa pekerjaan lapangan sering kali diremehkan, padahal perjalanan fisik dan koordinasi dengan banyak pihak bisa sangat melelahkan.
• Fleksibilitas role dalam tim itu penting. Talitha dan Erika yang biasanya mengerjakan pemberkasan digital, pada Day 26-28 harus beralih ke bidang koperasi untuk menata dokumentasi bimtek. Mereka berhasil beradaptasi dengan cepat. Ini membuktikan bahwa memiliki skill set yang lebih luas (seperti penguasaan Excel dan scanner) membuat tim lebih tangguh menghadapi perubahan tugas.