LOGBOOK DAY 28 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan, Penilaian Ulang Arsip, Penataan Dokumentasi dan Input Berita Acara | Kamis, 11 Juni 2026

   LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 11 Juni 2026

Hari: Kamis

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat (Bidang Arsip & Koperasi)

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari ini kami melanjutkan pemberkasan arsip aktif surat masuk digital tahun 2026. Seluruh hasil pemberkasan disimpan pada e-arsip Surabaya. Shift Nia dari pagi sampai sore mengerjakan pemberkasan surat masuk periode April. Sementara itu, Nadya bertugas melakukan penomoran box dan penilaian ulang box, serta input Berita Acara. Di tempat terpisah, Talitha dan Erika dari pagi sampai sore ditempatkan di bidang koperasi untuk menata dokumentasi kegiatan bimtek koperasi.

Hasil Kegiatan

Nia berhasil memberkaskan:

• 51 surat masuk (periode April)
• 5 berkas masuk

Nadya berhasil:

• Melakukan penomoran box
• Menyelesaikan penilaian ulang untuk box 134, 135, dan 136 (3 box)
• Menginput 46 Berita Acara Identifikasi dan Pendampingan Koperasi Tidak Aktif Tahun 2026

Talitha dan Erika berhasil:

• Menata dokumentasi kegiatan bimtek koperasi di Excel
• Menata fisik dokumen
• Mencetak hasil dokumentasi
• Melakukan digitalisasi dokumen sesuai kebutuhan

Kendala yang Dihadapi

• Saat pemberkasan, Nia menemukan beberapa surat yang metadata-nya tidak lengkap, sehingga proses unggah sedikit terhambat.
• Nadya mengalami kesulitan dalam penilaian ulang box karena ada beberapa dokumen yang tidak sesuai dengan label box lama.
• Talitha dan Erika menghadapi kendala pada saat digitalisasi, yaitu kualitas scan dari dokumen fisik kurang jelas karena tinta dokumen asli sudah pudar.

Solusi yang Dilakukan

• Nia melengkapi metadata yang kurang dengan cara mengecek ulang surat asli sebelum diunggah ke e-arsip Surabaya.
• Nadya melakukan kroscek ulang antara isi dokumen dan label box, lalu memperbaiki catatan di sistem agar sesuai dengan kondisi fisik arsip.
• Talitha dan Erika mengatasi kualitas scan yang kurang jelas dengan cara mengatur ulang resolusi scanner dan membaca ulang dokumen secara manual sebelum didigitalisasi.

Refleksi Pembelajaran

Hari ini kami belajar bahwa kelengkapan metadata itu penting, karena kalau dari awal sudah lengkap, Nia tidak perlu bolak-balik ngecek surat asli. Selain itu, saat penilaian ulang box, ternyata masih ada dokumen yang tidak sesuai dengan labelnya, jadi Nadya harus lebih teliti agar tidak salah catat di sistem. Kami juga sadar bahwa digitalisasi dokumen lama tidak selalu mudah, karena tinta yang pudar membuat hasil scan kurang jelas, sehingga Talitha dan Erika harus ekstra sabar mengatur resolusi scanner. Meskipun ada berbagai kendala, semua tugas tetap selesai. Nia berhasil memberkaskan 51 surat dan 5 berkas, Nadya beresin 3 box plus 46 berita acara, dan Talitha bersama Erika juga menyelesaikan penataan serta digitalisasi dokumen bimtek koperasi. Kesimpulannya, teliti dan sabar adalah kunci, terutama saat mengerjakan dokumen lama yang kondisinya sudah kurang bagus.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 2. Melakukan Penataan Dokumentasi di Excel, Pencetakan,dan Penataan Hasil di Bidang

Koperasi

Gambar 3. Melakukan Penataan Dokumentasi di Excel, Pencetakan,dan Penataan Hasil di Bidang

Koperasi

Gambar 4. Melakukan Penomeran & Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 5. Melakukan Input Berita Acara Identifikasi dan Pendampingan Koperasi Tidak Aktif Tahun 2026