LOGBOOK DAY 27 | Melanjutkan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan, Penilaian Ulang Arsip, Membuat Konten, dan Penataan Dokumentasi | Rabu, 10 Juni 2026

LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 10 Juni 2026

Hari: Rabu

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat & Bidang Koperasi

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Hari ini kami melanjutkan pemberkasan arsip aktif surat masuk digital tahun 2026. Semua hasil pemberkasan disimpan pada e-arsip Surabaya.

Pembagian tugasnya sebagai berikut:

• Shift Nia (pagi sampai sore): Mengerjakan pemberkasan surat masuk periode April. Fokus pada surat dan berkas.
• Nadya: Melakukan penomoran box dan penilaian ulang untuk box 131, 132, dan 133 (total 3 box). Setelah itu, Nadya keluar lapangan untuk syuting konten branding Instagram Koperasi di SWK Kapas Krampung dan dua UMKM di Wonocolo.
• Talitha dan Erika (pagi sampai sore): Ditempatkan di bidang koperasi. Tugas mereka adalah menata dokumentasi kegiatan bimtek koperasi ke dalam aplikasi Excel, melakukan penataan, mencetak hasil dokumentasi, dan melakukan digitalisasi.

Hasil Kegiatan

• Nia berhasil memberkaskan 20 surat dan 33 berkas dari periode April.
• Nadya menyelesaikan penomoran box serta penilaian ulang untuk box 131, 132, dan 133 (3 box).
• Nadya juga menyelesaikan syuting untuk konten branding Instagram Koperasi di dua lokasi: SWK Kapas Krampung dan 2 UMKM di Wonocolo.
• Talitha dan Erika berhasil menata dokumentasi kegiatan BIMTEK koperasi ke dalam Excel, mencetak hasil, serta melakukan digitalisasi dokumentasi BIMTEK.

Kendala yang Dihadapi

• Saat pemberkasan, Nia menemukan beberapa berkas yang metadata-nya tidak lengkap, sehingga proses unggah sedikit terhambat.
• Nadya mengalami kendala waktu karena harus membagi fokus antara pemberkasan, penomoran box, dan syuting di tiga lokasi berbeda.
• Talitha dan Erika mengalami kesulitan karena data dokumentasi bimtek yang masuk tidak rapi dan masih tercampur dengan file lain, sehingga perlu penyortiran manual terlebih dahulu.

Solusi yang Dilakukan

• Nia melengkapi metadata yang kurang dengan mengkonfirmasi ulang ke unit pengirim berkas.
• Nadya mengatur prioritas waktu: penomoran box dikerjakan pagi, lalu syuting siang hari, dan sisa waktu digunakan untuk membantu pemberkasan.
• Talitha dan Erika melakukan sortir manual file satu per satu sebelum dimasukkan ke Excel dan dicetak.

Refleksi Pembelajaran

Hari ini kami belajar bahwa tugas di luar ruangan ternyata menyita banyak energi, karena Nadya harus bolak-balik dari satu tempat ke tempat lain jadi tidak bisa fokus penuh di satu pekerjaan. Untuk Talitha dan Erika, data bimtek yang datang kondisinya masih acak-acakan sehingga mereka harus membersihkan dulu sebelum bisa masuk ke Excel dan dicetak, yang lumayan membuat pekerjaan jadi dua kali lipat. Untungnya Nia masih konsisten, 20 surat dan 33 berkas tetap beres meskipun situasi hari itu agak riweh. Kesimpulannya, selain teliti, kami juga harus siap dengan pekerjaan dadakan yang kadang datang tanpa diduga.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Penataan Dokumentasi di Excel, Pencetakan,dan Penataan Hasil di Bidang 

Koperasi

Gambar 2. Melakukan Penataan Dokumentasi di Excel, Pencetakan,dan Penataan Hasil di Bidang 

Koperasi

Gambar 3. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk 

Gambar 4. Melakukan Proses syuting konten UMKM & SWK untuk Branding Instagram Dinas Koperasi

Gambar 5. Melakukan Penomeran & Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip