LOGBOOK DAY 25 | Melanjutkan Penilaian Ulang Box Arsip dan Pemberkasan Arsip Aktif Persuratan Maret-April 2026 | Senin, 08 Juni 2026

 LOGBOOK PKL

Tanggal Kegiatan: 08 Juni 2026

Hari: Senin

Unit Kerja: Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, dan Perdagangan Kota Surabaya

Bagian: Sekretariat

Jam Kegiatan: 07.30-16.00 WIB

Uraian Kegiatan

Pada hari ke-25 kami melanjutkan proses pemberkasan arsip aktif persuratan masuk secara digital tahun 2026. Seluruh kegiatan berjalan dengan pembagian shift dan pembagian tugas yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan hari ini terbagi menjadi dua: pemberkasan digital surat masuk dan penilaian ulang arsip fisik keuangan.

Pembagian Tugas:

• Shift Pagi-Siang Erika bertugas memberkaskan surat masuk bulan Maret pada sistem e-arsip Surabaya. Proses yang dilakukan meliputi pemilihan surat masuk yang tersedia dalam sistem, pengisian field (nama indeks, nomor klasifikasi, jumlah lampiran, serta keterangan disposisi terakhir), hingga penyimpanan surat ke dalam berkas aktif.
• Shift Siang-Sore Nia melanjutkan pemberkasan digital untuk bulan April dengan prosedur yang sama. Seluruh surat yang telah selesai langsung tersimpan secara otomatis ke dalam struktur folder berdasarkan nama indeks.
• Membuka dan memeriksa ulang isi setiap box arsip. Rincian box yang dinilai ulang:
• Nia (Pagi-Siang): 4 box arsip
• Nadya (Pagi-Sore): 2 box arsip
• Talitha (Pagi-Sore): 2 box arsip
• Erika (Siang-Sore): 1 box arsip

Setelah menyelesaikan tugas pemberkasan digital pada shift pagi–siang, Erika bergabung dalam kegiatan penilaian ulang arsip fisik keuangan dan berhasil menilai 1 box arsip.

Hasil Kegiatan

• Erika (Maret, shift Pagi-Siang): 62 surat masuk.
• Nia (April, shift Siang-Sore):  28 surat masuk

Penilaian ulang arsip fisik keuangan:

• Nia (Pagi-Siang): 4 box arsip
• Nadya (Pagi-Sore): 2 box arsip
• Talitha (Pagi-Sore): 2 box arsip
• Erika (Siang-Sore): 1 box arsip

Total box yang dinilai ulang: 9 box arsip.

Seluruh arsip yang telah dinilai ulang telah diberikan label baru dan siap untuk dipindahkan ke tahap penyimpanan akhir.

Kendala yang Dihadapi

Pada kegiatan penilaian ulang arsip fisik keuangan, beberapa box arsip memiliki susunan dokumen yang kurang rapi sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk memeriksa dan mencocokkan isi arsip dengan daftar yang tersedia. Selain itu, terdapat beberapa dokumen yang label lama atau keterangannya sudah kurang jelas sehingga perlu dilakukan pengecekan secara lebih teliti.

Solusi yang Dilakukan

Melakukan pemeriksaan arsip secara bertahap dan lebih teliti pada setiap box yang dinilai ulang. Untuk dokumen yang memiliki label kurang jelas, dilakukan pencocokan dengan informasi yang tersedia pada berkas terkait agar penentuan klasifikasi dan pelabelan baru dapat dilakukan dengan tepat. Koordinasi antaranggota tim juga dilakukan untuk memastikan hasil penilaian arsip tetap sesuai dan akurat.

Refleksi Pembelajaran

Dari kegiatan hari ini, kami belajar bahwa ketelitian sangat penting dalam pengelolaan arsip, baik dalam proses pemberkasan digital maupun penilaian ulang arsip fisik. Kami juga memahami bahwa kerapian penyimpanan dan kelengkapan informasi pada setiap arsip sangat membantu saat dilakukan pemeriksaan kembali. Selain itu, kegiatan ini melatih kami untuk bekerja sama, membagi tugas dengan baik, serta lebih bertanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan agar hasil yang diperoleh tetap rapi dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dokumentasi

Gambar 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk 

Gambar 2. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif Surat Masuk

Gambar 3. Melakukan Penomeran & Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip

Gambar 4. Melakukan Penomeran & Penilaian Ulang Terhadap Box Arsip